Wenn Sie regelmäßig Geschäftsbeziehungen zu neuen Geschäftspartnern aufnehmen, sollten Sie sicherstellen, dass Sie ein konsistentes und effizientes Compliance Management System implementiert haben, das die Prozesse einer Geschäftsanbahnung definiert.
Sie sollten Ihren neuen Geschäftspartner gemäß Ihres risikobasierten Due Diligence Prozesses einordnen.
Aufgrund der unterschiedlichen Risiken empfehlen sich verschiedene Schritte zur Überprüfung der Geschäftspartner.
Schritt 1: Informationen aus internen Quellen
Lassen Sie Ihren potenziellen Geschäftspartner Ihren Standard-Fragebogen ausfüllen. Die abgefragten Informationen umfassen zum Beispiel detaillierte Informationen über die Geschäftsleitung, Unternehmensstruktur, Aktionäre usw. Sammeln Sie diese Daten und prüfen Sie gegebenenfalls mithilfe der entsprechenden Kontaktperson in Ihrem Unternehmen, zum Beispiel Vertrieb oder Einkauf, ob diese Angaben korrekt sind.
Schritt 2: Informationen aus öffentlich zugänglichen Quellen
Validieren Sie die Angaben Ihres potenziellen Geschäftspartners darüber hinaus über öffentlich zugängliche Quellen wie zum Beispiel die Firmenwebsite oder Google Maps, um zu sehen, ob die angegebene Geschäftsadressetatsächlich existiert.
Schritt 3: Informationen anhand externer Datenbankanbieter
Handelt es sich um einen Geschäftspartner, der zum Beispiel aufgrund des Geschäftsumfangs, des Ziellandes oder der Art der Geschäftstätigkeit als Risikopartner eingestuft ist, sichern Sie Ihre Entscheidung einer Geschäftsanbahnung durch eine Due Diligence Prüfung mit einem professionellen Online-Tool, das neben Sanktions- und PEP-Listen Pressequellen, Firmeninformationen und juristische Quellen beinhaltet, und prüfen Sie,
- ob es sich bei dem Unternehmen bzw. den handelnden Personen des Unternehmens um politisch exponierte Personen handelt,
- ob das Unternehmen oder die Person bereits in irgendeiner Form mit Korruption oder Geldwäsche in Verbindung gebracht wurde oder
- ob Firmenbeteiligungsstrukturen gegen eine Geschäftsbeziehung sprechen.
Schritt 4: Informationen mithilfe externer Berater
Wenn Sie im Rahmen Ihrer internen und online Due Diligence den Geschäftspartner als Hochrisiko-Partner einstufen, eine Beziehung aber dennoch wichtig sein könnte, minimieren Sie die Risiken, indem Sie externe Berater einschalten, die forensische Vor-Ort-Recherchen durchführen können.
Diese Schritte sollen Ihnen helfen, Ihre Prozesse effizient zu gestalten und den Ressourcenaufwand in Grenzen zu halten.
Wenn Sie sehen möchten, wie wir Ihnen bei Schritt 3 mit einer professionellen Datenbank weiterhelfen können, schauen Sie sich unser Video „Wie kann ich mit Lexis Diligence® Geschäftspartner überprüfen" an.
