Pre-Employment Screening: Der Kandidatencheck zum Schutz vor Bewerbungsbetrug – Objektive Prüfung für den Recruiting-Erfolg: Interview mit Karin Giangrande, Leiterin Pre-Employment Screening bei SIGNUM Consulting

Frau Giangrande, bitte erläutern Sie uns, was genau sich hinter dem Begriff Pre-Employment Screening verbirgt.

Giangrande: Pre-Employment Screening ist ein objektives Prüfinstrument, um Bewerberangaben aus dem Lebenslauf zu verifizieren. Die Betonung liegt auf Pre. Das heißt, die datenschutzkonforme Überprüfung der gemachten Angaben auf ihre Richtigkeit muss vor der Einstellung erfolgen. Im Rahmen des Fragerechts des potenziellen zukünftigen Arbeitgebers ist das zulässig, sofern nur Angaben überprüft werden, die für die vakante Position relevant sind.

Warum spielt eine solche Plausibilitäts- und Echtheitsprüfung für HR eine wichtige Rolle?

Giangrande: Es ist sehr aufwändig, bei der Vielfalt und Wertigkeit von Universitätsabschlüssen oder berufsrelevanten Qualifikationen, die auch im Ausland erworben werden können, den Überblick zu behalten, sie zu prüfen und zu bewerten. Zudem ist es mit etwas Grafikgeschick ein Leichtes, Zeugnisse oder Urkunden zu fälschen, um den ersehnten Traumjob zu ergattern. HR sieht sich mit fremdsprachigen Bewerbungsunterlagen aus aller Welt konfrontiert und kann deren Echtheit nur schwer beurteilen. Originalunterlagen werden längst nicht mehr in Papierform eingereicht.

Gleichzeitig setzen Unternehmen zunehmend auf die Digitalisierung…

Giangrande: Genau. Bewerberfreundliche Karriereseiten und digitale Bewerbertools helfen Unternehmen, den Kandidaten bis zur Einstellung zu begleiten. Alles sollte möglichst schnell gehen, damit der Bewerber einen positiven Eindruck vom Unternehmen gewinnt und nicht wegen eines langsamen Bearbeitungsprozesses abspringt. So kann die neutrale Prüfung der Bildungs- und Beschäftigungshistorie zu kurz kommen, obwohl diese ja die eigentliche Basis für eine Einstellung bilden.

Viele Unternehmen bezweifeln, dass Bewerber ihren Lebenslauf fingieren könnten, und verlassen sich auf den gewonnenen Eindruck aus dem Job-Interview. Wie ist Ihre Meinung als Anbieter solcher Prüfverfahren?

Giangrande: Das eine sollte das andere nicht ersetzen. Vielmehr müssen sich beide Instrumente – Job-Interview und objektive Prüfung – gegenseitig ergänzen. Täglich führen die Analysten unseres Unternehmens Verifizierungen von Lebensläufen für namhafte KMU und Dax-Konzerne durch. Die Bandbreite reicht von harmloser Schönfärberei bis zur Manipulation des Lebenslaufs oder gar der Einreichung gefälschter Unterlagen.

Wie groß ist die Menge der Betrüger unter Bewerbern in Zahlen?

Giangrande: In einer Analyse von Bewerberangaben konnten wir in 24% der Fälle Abweichungen feststellen. Das können Diskrepanzen hinsichtlich der Beschäftigungszeit oder Position sein, aber auch Straftatsachbestände, die gegen die Integrität eines Kandidaten sprechen und im Falle einer Einstellung schwerwiegende Folgen nach sich ziehen können.

Unsere Verifizierungen ergaben schon so manches unerfreuliches Ergebnis, darunter gefälschte Bachelor- und Masterabschlüsse, falsche Arbeitszeugnisse, aber auch kriminelle Handlungen wie Datendiebstahl oder Strafverurteilungen. Derartige Fälle schlagen hohe Wellen und sorgen beim Auftraggeber für Erleichterung, dass die Überprüfung durchgeführt wurde. Kümmern sich Unternehmen frühzeitig um solche Checks, können Fehlbesetzungskosten um ca. 5% reduziert werden.

Welche Prüfungen sind am aufschlussreichsten?

Giangrande: Ganz klar die Qualifikationshistorie, das heißt Aus- und Weiterbildungen, Studium oder Promotion sowie Beschäftigungsverhältnisse bei früheren Arbeitgebern. International variierende Berufs- oder Positionsbezeichnungen geben nicht immer Aufschluss über die tatsächliche Betätigung oder berufliche Stellung bei früheren Arbeitgebern. Des Weiteren können je nach Jobprofil auch Adressverifizierungen, Checks von Referenzen, Negativlisten oder der Kreditwürdigkeit interessant sein. Aktuell sehr gefragt ist der Medienreputations-Check. Auch wenn es mittlerweile üblich ist, Bewerber zu „googeln“, müssen hierbei die gesetzlichen Vorgaben beachtet werden.

In welchen Unternehmensbereichen empfiehlt es sich, Bewerber vor der Einstellung zu prüfen, und nach welchen Kriterien erfolgt dies?

Giangrande: Gerade in risikosensitiven Bereichen wie IT, Einkauf, Security sowie Forschung und Entwicklung sollte die objektiv nachweisbare Eignung eines Bewerbers von offizieller Seite bestätigt werden. Die Definition von Risikoprofilen bildet die Grundlage für die Zweckmäßigkeit einer Prüfung, sie legt also die risikokritischen Jobs oder sicherheitssensitiven Bereiche fest, die ein Pre-Employment Screening erforderlich machen.Auf Basis der sich daraus ergebenden Sicherheitslevel werden die erforderlichen Prüfumfänge abgeleitet.

Welche gesetzlichen Rahmenbedingungen gilt es zu beachten?

Giangrande: Grundvoraussetzung für die Verarbeitung personenbezogener Daten innerhalb des Recruiting-Prozesses ist, dass der Bewerber über die Verifizierung sowie Art, Zweck und Erhebung seiner Daten gemäß der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) Art. 13, 14 frühzeitig informiert wird. Die Verarbeitung und Speicherung von Daten sind nur erlaubt, wenn dies eine Relevanz für die künftige Tätigkeit hat. Außerdem muss der Bewerber gemäß Art. 7 EU-DSGVO einwilligen, wenn personenbezogene Daten an Dritte, wie Institutionen, weitergegeben werden.

Werden Bewerber von derartigen Screenings abgeschreckt?

Giangrande: Nein, es sei denn, sie haben etwas zu verbergen. Die erwähnte transparente Kommunikation zum Prüfverfahren spielt aber eine wichtige Rolle hinsichtlich einer positiven Candidate Experience.

Zusammengefasst: Was ist der Mehrwert eines Pre-Employment Screenings für HR?

Giangrande: Das Prüfverfahren soll ermöglichen, sich für den am besten geeigneten Bewerber zu entscheiden und gleichzeitig verhindern, dass Personen unter falschen Voraussetzungen in ein Unternehmen gelangen. Pre-Employment Screening unterstützt HR bei der Beurteilung von Bewerberangaben. Insbesondere eine Medienrecherche, die durch speziell ausgebildete Analysten schnell, effektiv und rechtssicher ausgeführt wird, rundet das Bild vom Bewerber ab. Dies garantiert die Fairness im Auswahlprozess gegenüber allen Bewerbern. Darüber hinaus kann die Personalabteilung mit dem Screening-Ergebnis seine Entscheidung für einen konkreten Kandidaten begründen.

Ich lade Sie auch herzlich zu meinem Workshop am 04. Juni von 09:30 - 15:30 Uhr in Berlin ein. Dort werden wir im Rahmen des BCM Coaching Days in Vorträgen und interaktiver Gruppenarbeit ein gemeinsames Erfolgskonzept erarbeiten, das Ansatzpunkte aus der Praxis für Ihr individuelles Pre-Employment Screening Konzept liefert.

Die Aufzeichnung meines Webinars vom 11.April zum Thema „Verifizierung von Bewerberangaben für den Recruiting-Erfolg“ können Sie sich rückblickend ansehen. Darin gehe ich nochmal detaillierter auf die Herausforderungen und Zwecke des Pre-Employment Screening ein.

Frau Giangrande, herzlichen Dank für das Gespräch.

Das Interview führte Salvatore Saporito.

Über SIGNUM Consulting

SIGNUM Consulting ist eines der führenden Unternehmen in den Bereichen Pre-Employment Screening (PES) sowie Risiko- und Compliance-Management im deutschsprachigen Raum. Das 1998 gegründete Beratungsunternehmen verfügt über ein internationales Netzwerk zertifizierter Kooperationspartner in mehr als 60 Ländern. SIGNUM Consulting ist nach ISO EN 9001:2015 zertifiziert und erfüllt die Vorgaben der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO). Weitere Informationen unter: www.signum-consult.com