Expertentipps für Ihre Geschäftspartnerüberprüfung: Aufbau einer effektiven Überprüfung – Teil 1: So sollten Sie handeln, wenn Sie von Ihrem Großkunden aufgefordert werden, einen Prozess zur Geschäftspartnerüberprüfung zu implementieren

Ein robustes Compliance Management System ist eine wesentliche Funktion innerhalb eines Unternehmens und in vielen Branchen, Regionen und Geschäftsbereichen sogar zwingend erforderlich.

Die Implementierung eines Compliance Management Systems hilft, finanzielle, regulatorische oder Reputations-Risiken zu minimieren und dabei gleichzeitig weiterhin wettbewerbsfähig zu sein und an öffentlichen Ausschreibungen teilnehmen zu dürfen.

Viele Großunternehmen, die aufgrund ihrer länderübergreifenden Geschäftstätigkeit internationale und extraterritoriale Gesetze wie den US FCPA (Foreign Corrupt Practices Act) und den UK Bribery Act befolgen müssen, verlangen von ihren Zulieferern zunehmend die Einführung und Aufrechterhaltung von entsprechenden Prozessen zur Überprüfung ihrer Geschäftspartner, einer Säule im gesamten Compliance Management System. Damit wollen sie sicherzustellen, dass sie auch weiterhin mit ihren Geschäftspartnern zusammenarbeiten können.

Eine effektive Geschäftspartnerüberprüfung können Sie zum Beispiel wie folgt aufbauen:

1. Identifikation der Geschäftspartner und Einteilung in Cluster
2. Risk Assessment durch Identifikation der Risikofelder sowie Kategorisierung der Geschäftspartner in Risikogruppen
3. Einschätzung des Verhältnisses Risikopotential und Ressourcenaufwand, um den Umfang der Überprüfung festzulegen (Ermittlungstiefe)
4. Festlegung von Prüfungsprozess und Recherchequellen
5. Informationsauswertung und Schaffung einer Entscheidungsgrundlage
6. Unterstützung durch IT zur Standardisierung
7. Einbettung der Geschäftspartnerüberprüfung in den betrieblichen Kontext

Sollte einer Ihrer Kunden die Anforderungen an Sie stellen, einen ähnlichen Prozess zu implementieren, finden Sie hier weitere hilfreiche Informationen:

• 5 Fragen an Salvatore Saporito zum Thema effektive Geschäftspartnerprüfung
• 5 Fragen an Jennifer Hanley-Giersch über Risk Assessment bei Geschäftspartnerprüfungen
• KPMG: Compliance-Überwachungsmaßnahmen und Compliance in der Lieferkette
• Compliance management systems - Guidelines: ISO 19600