Sag mir, wer deine Lieferanten sind und ich sage dir, ob ich mit dir zusammenarbeiten kann.

Foto Salvatore Saporito, LexisNexis GmbH

Insbesondere Einkaufsabteilungen stehen vor der Herausforderung, regelmäßig neue Unternehmenspartner überprüfen zu müssen. Wir betrachten die Hintergründe und stellen wichtige Hinweise für Procurement-Verantwortliche zusammen.

Was sind die Treiber für die Lieferantenüberprüfung?

Gelegentlich erhalten wir in unseren Gesprächen Feedback nach dem Motto „Ich kenne alle meine Lieferanten schon seit Jahren. Daher muss ich sie nicht überprüfen.“ Unternehmen, in denen diese Denkweise vorherrscht, raten wir allerdings zu größter Vorsicht. Denn eine Lieferantenüberprüfung, im besten Fall auch schon vor Vergabe eines Auftrags, muss im Einzelfall auch die Lieferkette, also die Lieferanten meiner Lieferanten, mit abdecken. Bei Unbekannten in der Lieferkette reicht es nicht aus, die Ausfallsicherheit zu überprüfen. Wir wollen und müssen gegebenenfalls auch sicherstellen, dass wir keinen Lieferanten in unserem Portfolio haben, der zum Beispiel mit einem Unternehmen kooperiert, das wiederum Waffenlieferungen in ein Krisengebiet durchführt. In der Vergangenheit gab es beispielsweise Berichte über einen großen Energiedienstleister, der über den Umweg eines externen Sicherheitsdienstes mit einem als Sub-Lieferant beauftragten Sicherheitsdienst gearbeitet haben soll, der aufgrund seines Vorgehens von der direkten Lieferantenliste ausgeschlossen worden war.

Ich sehe als Haupttreiber für eine gründliche Due-Diligence-Prüfung von Lieferanten und auch deren Lieferanten:

  • Einhaltung nationaler und internationaler Compliance-Gesetze und -Richtlinien zum Schutz vor Strafzahlungen in existenzbedrohender Höhe, aber auch zum Erhalt der eigenen Wettbewerbsfähigkeit, da zum Beispiel öffentliche Auftraggeber wissen wollen, ob man selbst eine Compliance-Richtlinie umsetzt und auch Compliance Reports veröffentlicht.
  • Reputationsschutz: Wir wollen natürlich auch in Bezug auf unsere eigenen Kunden und unsere Unternehmensreputation erreichen, dass unser Firmenname frei von negativen Schlagzeilen bleibt.

Der Einkauf ist hier mit in der Pflicht, diese Risiken zu umgehen und kann durch eine robuste Due Diligence einen wichtigen Schritt in die richtige Richtung gehen.

Gelten für Dienstleistungsunternehmen die gleichen Maßstäbe wie für das produzierende Gewerbe?

Herstellende Betriebe sind häufig von Compliance-Verstößen betroffen, da bei der Beschaffung von Materialien Bestechung oft als verlockendes Hilfsmittel erscheint. Aber man erkennt schnell, dass auch von Geschäftspartnern aus dem Bereich der indirekten Kosten Geschäftsrisiken ausgehen können. Da wären zum Beispiel:

  • Professional, Legal oder Financial Services
  • Marketing
  • Travel & Meetings
  • Fuhrparks
  • Facilities
  • IT
  • MRO
  • Utilities

Was sind die wesentlichen Parameter für Due Diligence Checks?

Jedes Unternehmen muss seinen eigenen Prozess implementieren und seine eigenen Parameter definieren. Auch müssen die Investitionen in den Prozess zielführend erscheinen. Die Fragen, die sich jeder Einkäufer für sein Unternehmen stellen sollte, sind zum Beispiel:

  • Welchen Mehrwert bietet die Investition in eine Due-Diligence-Lösung für mein Unternehmen?
  • Mit Blick auf eine Länderrisiko-Weltkarte: Arbeitet mein Unternehmen häufig mit Lieferanten aus Ländern mit besonders hohem Compliance-Risiko zusammen?
  • Deckt meine Due-Diligence-Lösung den Bedarf an zusätzlichen Prüfungen in diesen Ländern ab?
  • Unterscheidet mein Prozess die unterschiedlichen Bedarfe?
  • Wer steuert die Prozesse und Lösungen intern?

Welche Maßnahmen werden für den Due-Diligence-Prozess empfohlen?

Es gibt viele Schritte zu einer erfolgreichen Due Diligence. Einen umfassenden Überblick bietet dazu auch unsere Due Diligence Checkliste. Einige Möglichkeiten zur Überprüfung Ihrer Lieferanten bieten:

  • Standard-Fragebogen: Darin muss der Lieferant Selbstauskünfte zum Beispiel zu finanziellen, juristischen oder umweltbezogenen Fragen geben. Ein solcher Fragebogen sollte auch das Länderrisiko abfragen.
  • Credit-Scoring, um die Ausfallwahrscheinlichkeit des Lieferanten zu ermitteln
  • Negative News Alerts: Automatische E-Mail-Alerts halten Sie auf dem Laufenden, falls ein Lieferant mit Wirtschaftskriminalität oder anderen kritischen Themen in Verbindung gebracht wird. Und eine solche Entwicklung kann beispielsweise auch nach Jahren unkritischer Zusammenarbeit eintreten.
  • Risikobasiertes Monitoring: Jedes Unternehmen bewertet die tatsächlichen Risiken unterschiedlich für den individuellen Geschäftsablauf. Ein darauf spezialisiertes Tool hilft, unterschiedliche Risiken zu gewichten und im Blick zu behalten.
  • Persönliche Interviews, um die Leistungsfähigkeit zu überprüfen
  • Regelmäßige Audits, um sich abzusichern, dass erforderliche Auflagen zum Beispiel in Hinblick auf Brand- und Arbeitsschutz eingehalten werden

Zur Person

Salvatore Saporito ist Teamleiter Europa Risk & Compliance und seit 2003 bei der LexisNexis GmbH. Er studierte an der Universität zu Köln Wirtschaftswissenschaften (Betriebswirtschaftslehre) mit dem Abschluss Diplom-Kaufmann. Er ist Mitglied im Deutschen Institut für Compliance (DICO), dem Berufsverband der Compliance Manager (BCM), in der DGI Fachgruppe Compliance sowie im österreichischen Compliance Praxis Netzwerk. Salvatore Saporito ist regelmäßig Referent zum Thema Geschäftspartnerüberprüfung.

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