Geringere Betriebskosten, eine verbesserte Stabilität der Vertriebskette, ein leichterer Einstieg in neue Märkte – die Vorzüge des Outsourcings von Unternehmensaufgaben an Drittparteien sind nicht zu leugnen. Da diese Drittparteinetzwerke immer größer und komplexer geworden sind, werden aber auch die Identifikation und Minimierung der damit verbundenen Risiken zu einer stetig wachsenden Herausforderung. Dazu zählen sowohl rechtliche Risiken als auch finanzielle, strategische und Reputationsrisiken. Wie erreichen Sie die erforderliche Transparenz in Ihrer Lieferkette, um Vertrauen und zugleich Sicherheit in Bezug auf diese Risiken aufzubauen und dabei Ihrer Verpflichtung zu ethischen Geschäftspraktiken nachzukommen?
Strategien für den Umgang mit Drittparteirisiken
Kein Programm zur Minimierung von Risiken ist unfehlbar. Aber Unternehmen können ihre Drittparteirisiken vermindern und ihre Fähigkeit verstärken, proaktiv mit einem risikobehafteten Vorgang umzugehen. Wir nennen Ihnen vier Schlüsselelemente für ein wirksames Konzept zur Risikominimierung:
- Bauen Sie eine Kultur der Integrität auf: Regulatoren in aller Welt betonen, wie wichtig es ist, dass Unternehmenschefs Ihre Erwartungen für ethische Geschäftspraktiken festlegen und kommunizieren. Und dazu gehört mehr als eine inspirierende Rede des CEO. Sorgen Sie dafür, dass Angestellte, die täglich mit Dritten zu tun haben, regelmäßig bezüglich der Unternehmenspolitik gegen Bestechung und Korruption, den regulatorischen Erwartungen und des Berichtsprozesses für potenzielle Verstöße geschult werden. Falls ein Verstoß gegen Vorschriften bekannt wird, ist die Berichterstattung besonders wichtig. Dank sogenannter Zuckerbrot-und-Peitsche-Programme, die die Selbstanzeige von Verstößen fördern (wie das FCPA-Pilotprogramm oder die gemeinsamen Verfolgungsvereinbarungen der französischen und britischen Regierung) kann ein Unternehmen die finanziellen und reputationsbezogenen Kosten einer strafrechtlichen Verfolgung deutlich verringern, wenn es einen vermuteten Verstoß selbst aufdeckt und sich bei den anschließenden Untersuchungen kooperativ zeigt.
- Den besten Konformitätspraktiken folgen: Obwohl es noch andere Risikobereiche zu beachten gilt, ist die Einhaltung von Gesetzen aus mehreren Gründen einer der wichtigsten Aspekte. Weltweite Drittparteinetzwerke arbeiten über viele Grenzen hinweg und müssen dabei die Vorschriften jedes einzelnen Landes einhalten. Außerdem müssen Unternehmen die permanente Zunahme von Sanktionen, Watchlisten und PEPs berücksichtigen. Die Umsetzung von Best Practices, wie der von der International Standards Organisation (ISO) im letzten Jahr eingeführten Anti-Bestechungs- und Anti-Korruptionszertifizierungsrichtlinie ISO 37001, kann helfen, Ihre Konformitätsverfahren aufzubauen und Ihr Unternehmen in unabhängiger Form zertifizieren zu lassen.
- Investieren Sie in Konformität und permanente Überwachung: Konfrontiert mit Budgetdruck und Stellenkürzungen bringt ein pauschaler Ansatz für die Prüfung von Dritten Ihrem Unternehmen entweder größere Risiken oder höhere Steuern ein. Das Endergebnis besteht in beiden Fällen in höheren Kosten. Stattdessen sollten Sie Ihre Überprüfungspraxis risikobasiert gestalten, um Wirksamkeit und Nutzen Ihrer Untersuchungen zu optimieren. Darüber hinaus sollten Unternehmen laufende Risikokontrollen implementieren, zum Beispiel anhand eines PESTEL-Systems. So können gezielt Risiken betrachtet werden, die auf politischen, wirtschaftlichen, soziokulturellen, technologischen, rechtlichen oder umweltbezogenen Faktoren basieren. Durch die Überwachung von Risikowarnzeichen fast in Echtzeit können Sie frühzeitig auf Lieferketten- oder Drittparteirisiken reagieren.
- Technologie einsetzen: Es ist für Unternehmen nicht ungewöhnlich, sich auf Hunderte oder sogar Tausende Lieferanten und andere Drittparteien zu verlassen. Mit den richtigen Technologien und Datenquellen, einschließlich juristischer Fälle, Sanktionen, Watchlisten und negativer Nachrichtenveröffentlichungen, können Unternehmen die Beobachtung von Drittparteien automatisieren. Wenn dabei Risikowarnzeichen festgestellt werden, beispielsweise wenn Drittparteien in Regionen oder Ländern arbeiten, die für Korruption bekannt sind, können Unternehmen diese spezifischen Einrichtungen oder Individuen in Bezug auf ihre Integrität näher untersuchen. Achten Sie verstärkt auf Zeit- und Kosteneffektivität bei der Nutzung von Ressourcen. Wählen Sie eine technologische Lösung, die die Dokumentation von Beobachtungs-, Konformitäts- und Überwachungsverfahren im Sinne der Erwartungen der Regulatoren unterstützen.
Größere Transparenz in den Drittparteibeziehungen hilft Unternehmen, Kosten zu reduzieren und die vertrauensvolle Zusammenarbeit zu verstärken. Und zwar nicht nur mit Drittparteien. Die Demonstration gesellschaftlicher Verantwortung in der Zusammenarbeit mit Drittparteien, und somit auch das Vermeiden negativer Überschriften zu Bestechungsskandalen, Zwangsarbeit in der Vertriebskette oder defekten Produkten, helfen Ihnen beim Aufbau besserer Beziehungen zu Anteilseignern und Kunden. Letztlich können Ihnen verbesserte Transparenz und mehr Vertrauen neue Türen öffnen; zu neuen Vertriebsquellen, lukrativen Märkten, nachhaltigem Unternehmenswachstum und höheren Gewinnen.
