Weniger Risiko im Finanzsektor

Unternehmen müssen nicht vorsätzlich handeln, um für Compliance-Verstöße bestraft zu werden. Die Verstrickung in Finanzkriminalität durch Kunden und Geschäftspartner reicht aus. Dafür müssen Referenzdaten und Finanztransaktionen ständig überprüft werden. Wolfgang Kloiber von der targens GmbH zeigt, welche Möglichkeiten den Unternehmen hierfür zur Verfügung stehen.

Das Spannungsfeld zwischen Ertragsdruck und gesetzlichen Regularien ist definitiv eine große Herausforderung für alle Firmen. Schnell kann es passieren, dass Mitarbeiter durch Unachtsamkeit gegen Regularien verstoßen. Durch die Schulung des Personals kann dieses Risiko gesenkt werden. Dank ihr sind die Verantwortlichen auf dem neuesten Stand und wissen, wo sie ansetzen müssen. Ergänzt wird diese Maßnahme durch Softwarelösungen, die einen Großteil der Arbeit erledigen. Kommen diese zwei Komponenten zusammen, ist die Einhaltung der Compliance zwar immer noch ein Kraftakt, allerdings ein machbarer.

Die Compliance-Abteilungen sind aus dem Schattendasein früherer Jahre in den Fokus gerückt. Sie sind zum Dreh- und Angelpunkt geworden für die Sicherheit des Unternehmens. Ihre Aufgabe ist es, immer auf dem neuesten Stand zu sein, was die Technik angeht. Hinzu kommt, den Gesamtüberblick über die jüngsten Entwicklungen in Politik und deren Gesetzgebung zu behalten. Es ist deshalb für Unternehmen wichtig, passendes Personal zu finden und das vorhandene optimal zu schulen. Als Softwarehersteller achtet man daher immer darauf, die Systeme leicht und vor allem intuitiv bedienbar zu gestalten und somit den Aufwand der Compliance zu mindern.

Moderne Software-Systeme erleichtern die Arbeit

Eigens auf die Bedürfnisse der jeweiligen Compliance-Abteilungen anpassbare Software-Systeme sind der Schlüssel zum Erfolg. Die Schlagworte sind hier sicherlich: Erweiterbarkeit, Lernfähigkeit und Bedienkomfort. Nur wer gerne mit einer Software arbeitet, wird all ihre Möglichkeiten nutzen. Zudem können die Systeme meistens für neue Aufgabenfelder erweitert werden, und neue Mechanismen werden mit neuen Releases abgedeckt. Die Prüfung von Geschäftspartnern wie Lieferanten, Dienstleistern, Vertriebsvermittlern, Konsortialpartnern usw. ist von strategischer Bedeutung.

Gerade für weltweit agierende Unternehmen ist es im Vorfeld einer Geschäftsanbahnung wichtig zu wissen, welches Compliance Risiko mit der Beziehung verbunden ist. Damit eine einheitliche und flächendeckende Überprüfung stattfinden kann, ist eine konzernweit verfügbare Screening-Anwendung erforderlich. Idealerweise wird sie so mit dem Partnermanagement verbunden, dass eine Aufnahme der Beziehung, das heißt ein Vertragsabschluss, nur möglich ist, wenn ein positives Screening-Ergebnis vorliegt. Screening bedeutet, dass die Informationen über den zukünftigen Partner erhoben werden, wobei eine Selbstauskunft in den Prozess integriert ist. Die Screening-Anwendung prüft die Angaben automatisch und benutzt dazu vielfältige Kontrolldaten. Zum Beispiel Sanktionslisten, negative News-Datenbanken, Wirtschaftsdatenbanken oder Listen über politisch exponierte Personen. Eine in den Prüfprozess fest integrierte Internetrecherche rundet die Basisprüfung ab. Die Ergebnisse werden durch ein Risikomodell automatisch bewertet. Das Spektrum reicht von „abgelehnt“ bei einer sanktionierten Person/Firma über hohes, mittleres und niedriges Risiko. Bei höheren Risiken schließt sich eine vertiefte Prüfung an, die ebenfalls toolunterstützt und standardisiert abläuft.

Workflows sorgen für mehr Sicherheit

Nach der Informationserhebung und Risikoermittlung erfolgt ein Genehmigungsprozess über die Freigabe der Beziehung. Auch dieser Workflow sollte toolunterstützt ablaufen, damit am Ende für alle transparent dokumentiert ist, wie die Entscheidung zustande kam. Selbstverständlich ist der Prozess risikobasiert gestaltet und von der Art der Beziehung und dem Vertragsgegenstand abhängig. Die laufende Überwachung einer Beziehung und automatische Meldung, wann eine erneute Prüfung erforderlich ist, runden den Gesamtprozess ab.

Die hohe Anzahl an zu prüfenden Kunden- und Geldtransferdaten ist durch den Gesetzgeber vorgegeben und lässt sich in der Tat nicht ändern. Umso wichtiger ist, dass die False-Positive-Rate so klein als möglich ist. Hier bietet unsere Software wichtige Hilfestellungen, wie das Document Scanning, mit dem sich sogar innerhalb von Dokumenten zum Beispiel Geschäftsberichte als Word, PDF etc. nach Auffälligkeiten, wie Namen aus Embargolisten, suchen lässt.

Die Zukunft ist voller Herausforderungen

Dennoch kommt es bei hohem Durchsatz zu vielen Alerts, die alle bearbeitet werden müssen. Deshalb ist es wichtig, dass die Bearbeitung schnell und effizient erfolgen kann. Einfache False-Positive-Alerts müssen schnell erkannt werden können. Bei komplizierter Sachlage müssen dem Compliance-Mitarbeiter alle relevanten Informationen übersichtlich präsentiert werden. Der Anwender wird durch das Dokument geführt, in dem alle festgestellten Auffälligkeiten klar markiert sind. Er muss sich also nur auf wenige Stellen im Dokument konzentrieren und nicht das gesamte Dokument durchlesen. Zugleich erhöht sich auch die Prüfungsqualität, zumal bei großen Dokumenten, da eine Software neutral und ermüdungsfrei alles lesen und prüfen kann. Ein Mensch ist gar nicht in der Lage, sich alle relevanten sanktionierten Personen zu merken. Die Software hilft dabei: Sie kann dann eine fachliche Analyse der Experten ersetzen, wenn bereits Erfahrungswissen aus einem vergleichbaren Fall vorliegt. Die Software lernt auf Basis der Entscheidungen in der Vergangenheit stetig dazu. Ansonsten sehen wir die Hauptaufgabe darin, dem Anwender zielgerichtet alle notwendigen Informationen an die Hand zu geben, damit die fachliche Analyse schnell und effizient erfolgen kann. Die Zukunft stellt große Herausforderungen an die Unternehmen, denn die Regularien werden weiter steigen, parallel zu den Gefahren. Da es sich hierbei um einen globalen Prozess handelt, ist es wichtig, zu jederzeit bestens gerüstet zu sein. Der kleinste Fehler kann schon hohe Strafgelder oder den guten Ruf kosten. Die gute Nachricht ist: Auch die Unterstützung durch starke Software entwickelt sich weiter. Mit der richtigen Sorgfalt kann also fast nichts passieren.