Vom Informationsmanager zum Wissensmanager

Foto Wolfgang Semar, Hochschule für Technik und Wirtschaft, Chur

Herr Semar, in diversen Publikationen lesen wir immer wieder, dass Information Professionals ihre Aufgabengebiete ausweiten müssen, weil die Nachfrage nach klassischer Recherche zurückgeht. Sehen Sie das Wissensmanagement als sinnvolle Ergänzung?

In jedem Fall. Der Aufbau eines professionellen Wissensmanagements ist in meinen Augen ein konsequenter Schritt, den Unternehmen heute gehen müssen, um sich entscheidende Wettbewerbsvorteile zu verschaffen. Dabei können Information Professionals helfen und ihren Aufgabenbereich erweitern.

Früher war es schwerpunktmäßig so, dass Information Professionals auf Anfrage recherchiert, die Rechercheergebnisse aufbereitet und anschließend an ihren Auftraggeber übergeben haben. Doch Unternehmen müssen mehr tun, als nur das Dossier in Empfang zu nehmen. Es ist unabdingbar geworden, dass diese Information all den Mitarbeitern zur Verfügung gestellt wird, die sie tatsächlich benötigen und nicht nur denjenigen, die sie speziell angefordert haben. Aber woher soll das Unternehmen wissen, wer alles genau diese Information braucht? Hier beginnt das Wissensmanagement, in dem es feststellt, wer im Unternehmen welche Wissenslücken hat und wie diese geschlossen werden müssen.

So können Information Professionals heute einen wertvollen Beitrag für das Unternehmen leisten, wenn sie sich verstärkt um das Management des organisationalen Wissens kümmern.

Was ist erforderlich, um Wissensmanagement im Unternehmen zu implementieren?

Zunächst sollte man sich über den Unterschied zwischen Information und Wissen klar werden. In der Informationswissenschaft beschreiben wir Information vereinfacht dargestellt als aufbereitete Daten, die eine Person braucht, um ein konkretes Problem lösen zu können, da ihr momentan das eigene Wissen dazu fehlt. Erhält sie diese Information, kann sie das Problem lösen. Im Idealfall hat sich auch das Wissen dieser Person erweitert für den Fall, dass sie sich beim nächsten Mal daran erinnern kann und das Problem ohne zusätzliche Information lösen kann. Dadurch wird Wissen aufgebaut, das jedoch stets an eine Person gebunden ist.

Da Wissen personenbezogen ist, ist es für ein Unternehmen erforderlich zu identifizieren, wer was weiß und wer was nicht weiß, es aber wissen müsste. Und hier beginnt das Wissensmanagement, das Modelle und Methoden hat, das Wissen zu organisieren. Allerdings kann das Wissensmanagement nur funktionieren, wenn in der Unternehmung eine Kultur zum Teilen von Wissen vorhanden ist. Und das ist derzeit noch die größte Herausforderung. Der Wissensmanager muss also auch einen derartigen Kulturwandel herbeiführen.

So sehen wir in unserer Forschung, dass im deutschsprachigen Raum diese Erkenntnis erst sehr langsam greift. Wissen wird noch oft als Macht gesehen und daher ungern geteilt. Im angelsächsischen Raum beispielsweise ist diese Haltung nicht so stark ausgeprägt. Es gibt dort häufiger als bei uns Großraumbüros, in denen man zwangsläufig mehr voneinander mitbekommt. Gerade bei den großen Internetkonzernen, wie Google, Facebook oder Ebay wird die Kultur des Teilens durch spezielle Räumlichkeiten gefördert, in denen sich die Mitarbeiter in ungezwungener Atmosphäre aufhalten können. Die gewünschte Konsequenz ist, dass die Mitarbeiter ihr Wissen austauschen und somit auch neues Wissen erhalten. Kollaboration und Kommunikation sind also weitere Treiber im Wissensmanagement.

Können Sie konkrete Handlungsempfehlungen für die organisatorische Umsetzung empfehlen?

Es handelt sich hier um einen hochkomplexen Bereich, deshalb möchte ich mich an dieser Stelle nur auf zwei wesentliche Bestandteile fokussieren.

Idealerweise fängt man mit einer Bedarfsanalyse an. Einige Fragen, auf die man Antworten benötigt, sind zum Beispiel:

  • Wer muss welches Wissen besitzen, um seine Arbeit effizient machen zu können?
  • Ist dieses Wissen bei diesen Personen vorhanden?
  • Wie können diese Personen das fehlende Wissen erhalten?
  • Haben wir dieses Wissen bereits an anderer Stelle intern, oder brauchen wir es von Extern?

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist beim Ausscheiden von langjährigen Mitarbeitern zu berücksichtigen:

  • Gibt es im Unternehmen einen definierten Prozess durch den sichergestellt wird, dass das notwendige Wissen im Unternehmen bleibt?
  • Entspricht sein Wissen dem Aufgabengebiet seiner Stellenbeschreibung oder geht es darüber hinaus?
  • Wird sichergestellt, dass der Nachfolger auch das gesamte relevante Wissen seines Vorgängers erhält?

Eine der führenden Banken in der Schweiz hat ein sehr umfangreiches Wissensmanagement aufgebaut mit einer Abteilung mit über 40 Mitarbeitern. Dort gibt es beispielsweise einen fest definierten Prozess im Umgang mit ausscheidenden Mitarbeitern, anhand dessen man dieses Wissen in die richtigen Kanäle im Unternehmen transferiert.

Nicht nur ich bin davon überzeugt, dass gerade in Zeiten, in denen Daten exponentiell zunehmen, und zeitgleich der demographische Wandel zu einer Verknappung gut ausgebildeter Mitarbeiter führen wird, die gezielte Verteilung des Wissens in Unternehmen für deren wirtschaftlichen Erfolg unverzichtbar sein wird. Hier kann der Information Professional zukünftig zum unternehmerischen Erfolg als Wissensmanager einen großen Beitrag leisten.

Zur Person:

Nach Abschluss seines Studiums des Wirtschaftsingenieurwesens an der Universität Kaiserslautern erwarb Wolfgang Semar das Diplom im Aufbaustudium der Informationswissenschaft an der Universität Konstanz (Prof. Kuhlen), wo er promovierte und habilitiert wurde. Von 2006 bis 2008 vertrat er den Lehrstuhl Informationswissenschaft an der Universität des Saarlandes. Seit 2008 ist er Leiter des konsekutiven Masterstudiengangs Information and Data Management an der Hochschule für Technik und Wirtschaft in Chur (Schweiz). Seine derzeitige Forschungstätigkeit ist auf dem Gebiet des kollaborativen Wissensmanagements.

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