Download Whitepaper Informationen im Unternehmen effizient und legal teilen

Die Digitalisierung stellt Kommunikationsexperten in Unternehmen vor große Herausforderungen: Die zunehmende Informationsflut erhöht den Druck, die Kollegen stets aktuell und umfassend über Branchenereignisse, Marktanalysen und Wettbewerbsbewegungen zu informieren. Gleichzeitig steigt der Anspruch an Qualität und Aufbereitung dieser Inhalte, denn sie werden von den einzelnen Fachbereichen verstärkt als Grundlage für strategische Entscheidungen verwendet. Das alles führt zu einem erhöhten Aufwand, relevante Ergebnisse herauszufiltern, sie zu analysieren und zielgruppenorientiert zu verteilen. Und schließlich nimmt dabei die Gefahr zu, Lizenzrechte aus den unterschiedlichen Quellen zu verletzen.

LexisNexis unterstützt Kommunikationsexperten dabei, Newsletter legal und für individuell zusammengestellte Verteiler unkompliziert zu organisieren.

„Die einzige Konstante ist die Veränderung", stellte der griechische Philosoph Heraklit in Bezug auf das Universum fest. Die Ergebnisse einer aktuellen Studie von LexisNexis aus Interviews mit Führungskräften aus dem Informationsbereich und einer paneuropäischen Umfrage kommen zu dem Schluss, dass Heraklits Lebensweisheit in Zeiten absoluter Digitalisierung nahtlos auf das Thema Informationsmanagement übertragbar ist: Die Branche vollzieht derzeit den wohl größten Veränderungsprozess aller Zeiten. „Informationsabteilungen ächzen unter der immer größer werdenden Last der Erwartungen, welche die Unternehmen an sie stellen", bilanzieren die Autoren. Aus diesem Grund sorgen sich Kommunikationsverantwortliche zunehmend darüber, wie die Qualität und Korrektheit der Informationen künftig gewahrt werden können, während Anfragen immer komplexer werden und schneller geliefert werden müssen. Das Dilemma, in dem sich die Betroffenen befinden, ist äußerst vielschichtig: Schließlich ist es nicht allein die immense Menge an Informationen, die zu bewältigen ist. Es kommt erschwerend hinzu, dass die Erfassung, Aufbereitung und Verteilung in heterogenen Informationskanälen – allen voran Social Media – immer aufwändiger werden. Gleichzeitig nimmt die Gefahr zu, Qualitätsansprüchen nicht mehr gerecht zu werden und Lizenz- oder Urheberrechte zu verletzen.

Maßnahmen gegen den „E-Mail-Wahn"

Dass Industrieunternehmen seit Jahren gegen die Informationsflut ankämpfen und mit restriktiven Maßnahmen den „E-Mail-Wahn" einzudämmen versuchen, macht das Tagesgeschäft der Informationsmanager nicht einfacher. Im Gegenteil: Schließlich sind die Bereiche interne Kommunikation, Marketing, Produktentwicklung, Sales und Competitive Intelligence auf schnelle, zuverlässige und hochwertige Informationen angewiesen. Wichtige Inhalte dürfen nicht in der Informationsflut untergehen, durch Vorgaben blockiert oder mit Verzug versandt werden.

Tatsächlich stoßen gängige Vorkehrungsmaßnahmen wie die Eindämmung der E-Mails bei den meisten Unternehmen schnell an ihre Grenzen. Die Lösung des Problems kann nicht in der pauschalen quantitativen Beschneidung des Informationsvolumens liegen, vielmehr geht es darum, qualifiziert zu selektieren und Aufbereitung wie auch Verteilung anders zu organisieren. Für den Informationsexperten Torsten Hoch, Geschäftsführer der Axel Springer Syndication, liegt die „Herausforderung darin, die relevanten Inhalte herauszufiltern". Da der Aufwand für den Menschen dabei immer größer wird, geht er davon aus, dass „dies eher automatisiert, denn durch Menschenhand erfolgen wird."

Newsletter-Software

Einen solchen Lösungsansatz mit hohem Automatisierungsgrad bietet LexisNexis Newsdesk®. Basierend auf unserer renommierten Informationsdatenbank lassen sich die Rechercheergebnisse, zum Beispiel Wettbewerbsinformationen, wichtige Erkenntnisse für das Risikomanagement oder andere relevante Wirtschaftsinformationen, jederzeit an ausgewählte Personenkreise verteilen. Das erfolgt zum Beispiel als E-Newsletter im eigenen Corporate Design, als RSS-Feed oder im Intranet, beziehungsweise Extranet.

Schnell, zuverlässig, flexibel und legal

Die Vorteile für Anwender sind vielseitig. Die zunächst größte Erleichterung empfinden sie durch den immensen Zeitgewinn, der dank der schlanken Prozesse entsteht. Denn kurze Zusammenfassungen lassen sich äußerst schnell und einfach erstellen und an ausgewählte Empfängerkreise schicken. Da es sich um geschäftsrelevante Informationen handelt, sparen auch die adressierten Mitarbeiter entsprechend Zeit ein, die sie ansonsten für die eigene Recherche aufwenden müssten. Erleichternd kommt hinzu, dass zur Integration keinerlei Investitionen in IT-Unterstützung anfallen und die Anwender das Tool direkt nutzen können. Im Rahmen der Redaktion kann selbst über die Häufigkeit des Versands entschieden werden und darüber, welche Priorität einzelne Dokumente haben, beziehungsweise in welcher Reihenfolge sie veröffentlicht werden sollen. Dank individueller Artikelbearbeitung werden besonders relevante Einträge auf einfache Weise mit Kommentaren, Bildern sowie internen oder externen Links versehen. Die Artikel lassen sich außerdem definierten Themen zuordnen und es können RSS-Feeds von externen Websites oder Artikel aus dem eigenen Knowledge- Management integriert werden.

Aus rechtlicher Sicht bewegen sich manche Unternehmen mit ihren Newslettern auf unsicherem Terrain. Urheber- und Lizenzrechte werden häufig verletzt, auch wenn dies den Beteiligten nicht immer bewusst ist. Mit LexisNexis sind Anwender jedoch auf der sicheren Seite, Lizenzgesetze und Urheber- sowie Leistungsschutzrechte einzuhalten.

Interne und externe Einsatzgebiete

Die Lösungen von LexisNexis kommen in allen Abteilungen zum Einsatz, die andere Abteilungen mit Informationen aus dem Markt versorgen: In der internen Kommunikation ist die Anwendung weit verbreitet, weil Kommunikationsexperten ihre Newsletter auf einfache Art und Weise mit ausgewählten Informationen aus LexisNexis-Quellen ergänzen können. Doch auch die Abteilungen Sales und Business Development versorgen ihre Teams regelmäßig mit aktuellen Brancheninformationen. Im Marketing können Anwender mit der Newsletter- Software die Besucherzahlen ihrer Website verbessern, indem sie den Informationsmehrwert durch Einbinden relevanter RSS-Feeds erhöhen. Der Einsatz im Rahmen der Competitive Intelligence ermöglicht wertvolle Erkenntnisse über den Markt und die Mitbewerber, die sich dank LexisNexis einfach an Kollegen verteilen lassen.

In der Praxis hat sich das Newsletter-Tool vielfach bewährt und erzeugt positives Echo bei hochrangigen Informationsmanagern: „Dank LexisNexis sparen wir jeden Monat viele Stunden ein", resümiert Barbara Ferry, Senior Manager of Business and Editorial Research, National Geographic. „Die Idee, dass von jedem Einzelnen erwartet wird, dass er das Internet nach dieser Art Information regelmäßig absucht, ist im Tagesgeschäft nicht praktikabel", meint Rob Patton, Purchasing Group Manager, Proctor & Gamble.

Ausblick und Empfehlungen

Im Zeitalter von Big Data ist nicht davon auszugehen, dass die Informationsflut in absehbarer Zeit abnehmen wird. Daher sollten sich Kommunikationsverantwortliche auf die wachsenden Herausforderungen einstellen, um Wettbewerbsvorteile für das Unternehmen zu generieren. Dazu gehört, dass sie Informationen aus verschiedenen Quellen schneller und effektiver validieren als bislang und ihren Arbeitsschwerpunkt darauf legen, wichtige Erkenntnisse zur Unterstützung der Unternehmensziele aus den Informationen zu ziehen. Auf ansprechende Aufmachung und einfache Handhabung der Inhalte für die unterschiedlichen Kanäle sollte künftig ein größeres Augenmerk gelegt werden. Dank des Einsatzes moderner Tools lässt sich ein großer Teil dieser neuen Aufgaben automatisieren.

Würde Heraklit den Umgang mit der Informationsflut heute analysieren, käme er wohl wieder zur Erkenntnis: „Die einen macht sie zu Göttern, die anderen zu Menschen, die einen zu Sklaven, die anderen zu Freien".

Zehn Gründe für LexisNexis

  1. Effiziente Suche nach Informationen
  2. Einfacher Zugriff auf über 60.000 zuverlässige Print- und Onlinequellen
  3. Professionelle Bereitstellung von Informationen für das ganze Unternehmen
  4. Übersichtliche Darstellung der wichtigsten Nachrichtenbeiträge
  5. Ansprechendes Layout im eigenen Unternehmensdesign
  6. Einfache Handhabung ohne IT-seitige Vorortinstallation
  7. Einfaches Hinzufügen eigener Analysen und Dokumente
  8. Nahtlose Einbindung ins Intra- und Extranet
  9. Legale Nutzung aller Inhalte
  10. Professioneller Support über LexisNexis Training und den Kundenservice

Dieses Dokument dient ausschließlich Informationszwecken. LexisNexis gibt keine Garantie für die Vollständigkeit und Richtigkeit dieses Dokuments. Soweit von Dritten erstellt, geben die Ansichten nicht notwendigerweise die Ansichten von LexisNexis wieder.


Stand: 01/2017

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