Einsatzbereiche eines anonymen Whistleblowing-Systems

Oft hört man von Unternehmen die Aussage „Bei uns gibt es nichts zu beanstanden." Dabei wird häufig vergessen, dass ein effektives Compliance Management System (CMS) fähig ist, Prozesse aufzudecken, die eine – womöglich strafbare – Situation verursachen.

In diesem Webinar erörtert Claudia Loderbauer die Vorteile und möglichen Einsatzbereiche eines anonymen Hinweisgebersystems als Teil des Compliance Management Systems.

Schwerpunkte des Webinars sind:

  •  Welche Art des Hinweisgebersystems passt für welche Unternehmensgröße? 
  •  Rahmenbedingungen für eine Verankerung des Systems im Unternehmen 
  •  Bewusstseinsbildung der Mitarbeiter zur tatsächlichen Anwendung des Systems

Ziel des Webinars ist, ein Verständnis zur Notwendigkeit eines anonymen Hinweisgebersystems zu wecken.

Die Präsentationsunterlagen sowie die Fragen & Antworten aus dem Webinar stellen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Für den Fall, dass Sie an diesem Webinar nicht teilnehmen konnten, können Sie sich hier die Aufzeichnung ansehen:

Referentin & Moderator

Referentin:

Claudia LoderbauerClaudia Loderbauer MA, berät Unternehmen zu den Themen Korruptionsprävention und Compliance. Ihre Ausbildung und Erfahrung als zertifizierte Compliance Officer, ihre umfangreiche Auslandserfahrung (in New York City, Washington - DC, San Diego, London, Paris, Buenos Aires und Salamanca) sowie ihr Insider-Wissen, welches sie sich durch ihre mehrjährige Tätigkeit im Bundesamt zur Korruptionsprävention und Korruptionsbekämpfung im Bundesministerium für Inneres erworben hat, sind die Grundlage für gezielt durchgeführte Risikoanalysen und darauf abgestimmte Beratungsleistungen, die verhindern, dass Unternehmen in die Korruptionsfalle tappen.

Claudia Loderbauer hält regelmäßig Vorträge zur Korruptionsprävention bei EU-Projekten in Europa. Während ihrer Laufbahn war sie unter anderem nationale Regierungsexpertin zur UNO im Rahmen der UN-Konvention gegen Korruption.

Moderator:

Foto Salvatore Saporito, LexisNexisSalvatore Saporito ist Business Development Manager Risk & Compliance und seit 2003 bei der LexisNexis GmbH. Er studierte an der Universität zu Köln Wirtschaftswissenschaften (Betriebswirtschaftslehre) mit dem Abschluss Diplom-Kaufmann. Er ist Mitglied im Deutschen Institut für Compliance (DICO), im österreichischen Compliance Praxis Netzwerk sowie im American + British Chamber of Commerce. Salvatore Saporito ist regelmäßig Referent zum Thema Geschäftspartnerüberprüfung.

Salvatore Saporito, geboren 1975, ist verheiratet, Vater von zwei Töchtern und lebt mit seiner Familie in Köln.

Ihre Fragen aus dem Webinar beantwortet von Claudia Loderbauer.

Wir haben für Sie die Fragen und Antworten aus unserem Webinar über anonyme Hinweisgebersysteme (Whistleblowing) mit Claudia Loderbauer, Geschäftsführerin der anti-corruption consulting, zusammengefasst. Bei weiteren Anfragen, können Sie gerne mit uns Kontakt aufnehmen. Die vollständigen Präsentationsunterlagen aus dem Webinar haben wir ebenfalls für Sie hier bereitgestellt.


Muss ein Hinweisgebersystem immer anonym sein? Oftmals ist die Aufarbeitung von gemeldeten Fällen nur schwer ohne weitere Rückfragen an den Hinweisgeber möglich.

Claudia Loderbauer: Nein, es kann auch offene Hinweise geben, je nach dem Wunsch des Hinweisgebers.Weitere Rückfragen an den Hinweisgeber sollte es idealerweise geben, indem man folgende Formen der Kontaktaufnahme für den Hinweisgeber bietet: E-Mail Account, Rechtsanwalt als Ombudsman, Telefon-Hotline, web-basierte Lösungen. Nur wenn der Hinweisgeber beim Briefkasten keine Kontaktdaten hinterlässt (meistens der Fall), gibt es keine Möglichkeit zur Nachfrage.

Bei Telefonkontakt wird in der Regel die Nummer angezeigt. Wie können Unternehmen diese Hemmschwelle umgehen?

Claudia Loderbauer: Bei den im Webinar erwähnten Möglichkeiten zur Hinweisgabe, gibt es keinen offenen Telefonkontakt. Die Kontaktaufnahme funktioniert immer komplett anonym, wenn der Hinweisgeber das so möchte (Telefon-Hotline, web-basierte Lösung, E-Mail-Account oder Rechtsanwalt durch Angabe einer falschen E-Mail-Adresse)..

Häufig sind Themen so spezifisch, dass Rückschlüsse auf den Hinweisgeber mit hoher Wahrscheinlichkeit zu befürchten sind. Wie kann der Hinweisgeber geschützt werden?

Claudia Loderbauer: Durch eine gelebte, ethisch-offene Unternehmenskultur, indem Hinweisgeber als Unterstützer des Systems und nicht als Denunzianten gesehen werden. Des Weiteren sollte bei den Betriebsvereinbarungen und folglich in den Schulungen ausdrücklich darauf hingewiesen werden, dass Hinweisgeber nicht diskriminiert werden. Das gelingt, wenn die Geschäftsführung wirklich hinter dem System steht.

Muss ich befürchten, im Falle fehlender Beweismittel strafrechtlich belangt zu werden?

Claudia Loderbauer: Nein, auf keinen Fall. Hinweisgeber sind in diesem Fall geschützt, weil es im Interesse des Unternehmens liegt, Hinweise zu erhalten.

Ich bin für eine Bank tätig. Wir haben ein externes Whistleblowing-System implementiert, allerdings nur intern kommuniziert und intern die Hotline veröffentlicht. Uns sind derzeit keine Banken bekannt, die auf Ihrer Website für Externe (zum Beispiel Kunden oder ehemalige Mitarbeiter) eine Whistleblowing-Meldung ermöglichen. Wie wird das von Unternehmen und Banken für „Außenstehende" in der Praxis gelöst?

Claudia Loderbauer: Meistens wird die Möglichkeit zur Nutzung des Whistleblowing-Systems für Lieferanten, Kunden und ehemalige Mitarbeiter auf der Website angeboten. Des Weiteren organisieren manche Unternehmen „Lieferanten Business Days", wo den Lieferanten unter anderem auch das Compliance Management System des Unternehmens dargestellt wird (inklusive des anonymen Hinweisgebersystems).

Sind Anwälte wirklich geeignet, um Meldungen von Whistleblowern entgegenzunehmen? Sind sie nicht zu weit weg vom organisatorischen Bereich?

Claudia Loderbauer: Das Unternehmen muss sich entscheiden, ob es einen Rechtsanwalt als externe Anlaufstelle in diesem Bereich einsetzen möchte. Großkonzerne machen das häufig. Der Rechtsanwalt sollte die Prozesse des Einkaufs, des Vertriebs und die Compliance Policy des jeweiligen Unternehmens kennen.

Wenn sich ein Hinweisgeber an einen externen Ombudsmann wendet, wahrt er zwar die eigene Anonymität dem Unternehmen gegenüber, aber er gibt ja seine Daten an den Ombudsmann. Wie kritisch sehen Sie das?

Claudia Loderbauer: Der externe Ombudsman sollte ein Rechtsanwalt sein, der der Verschwiegenheitspflicht unterliegt. Das Unternehmen hat sich vorher entschieden, einen Rechtsanwalt als externen Ombudsman zu verwenden. Die Geschäftsführung weiß, dass dieser keine Informationen weitergeben darf. Durch die Angabe einer falschen E-Mail-Adresse beziehungsweise einer unterdrückten Telefonnummer kann der Hinweisgeber auch anonym bleiben, wenn er das möchte.

Halten Sie Kosten oder eine gute Werbewirkung wirklich für geeignete Kriterien bei der Auswahl eines Whistleblowing-Systems? Es geht doch im Kern um Vertrauen, Schutz des Hinweisgebers und Ernsthaftigkeit.

Claudia Loderbauer: Unternehmer denken wirtschaftlich, daher bin ich der Meinung, dass man ihnen auch wirtschaftlich erklären sollte, worin sich die verschiedenen Hinweisgebersysteme unterscheiden. Dazu zählen eben auch Kosten und Werbefaktor. Auf letzteren haben einige Firma nach einem Korruptionsfall gesetzt. Vertrauen, Schutz des Hinweisgebers und Ernsthaftigkeit sollten in allen Hinweisgebersystemen maßgeblich vorhanden sein beziehungsweise dementsprechend den Mitarbeitern kommuniziert und von der Geschäftsleitung gelebt werden.

Gibt es nicht immer wieder Ängste vor unbefugtem oder unerwünschtem Zugriff von Unternehmensseite oder staatlichen Stellen bei elektronischen Hinweisgebersystemen?

Claudia Loderbauer: Die Exekutivbehörden können nur bei Verdacht aufgrund eines Gerichtsbeschlusses ermitteln und hätten nur dann möglicherweise Zugriff auf das Hinweisgebersystem. Zugriff von Unternehmensseite ist normalerweise nicht möglich. Es gilt das Vier-Augen-Prinzip. Jemand anders im Unternehmen würde den unerlaubten Zugriff bemerken und wäre meldepflichtig. Außerdem hat das Unternehmen durch ein elektronisches Whistleblowing-System, das sich außerhalb des Unternehmens befindet, keinen Zugriff auf die Daten.

Sie sagen, dass bei Erkennen eines Scheinhinweises nicht weiter auf den Fall eingegangen würde. Wird die betroffene Person, deren Ruf unter Umständen trotzdem geschädigt wurde, über einen solchen Vorfall informiert? Wie gehen Sie vor?

Claudia Loderbauer: Die Geschäftsführung entscheidet, ob die betroffene Person zur Nachfrage oder Aufklärung informiert wird oder werden muss.

In welchen Ländern stehen die Server bei elektronischen Hinweisgeber-Systemen in der Regel? In Deutschland, der EU oder den USA?

Claudia Loderbauer: Bei einem renommierten Unternehmen, das ein gutes web-basiertes System anbietet und von vielen öffentlichen Stellen und Konzernen (national und international) angewendet wird, steht der Server in Deutschland.


Bei weiteren Fragen zu den Know Your Customer-Lösungen von LexisNexis können Sie gerne mit uns Kontakt aufnehmen.

Claudia Loderbauer
Claudia Loderbauer
Geschäftsführerin anti-corruption consulting

Tel.: +43 (0)660/474 0377
office@acc.or.at

Foto Salvatore Saporito, LexisNexis
Salvatore Saporito
Business Development Manager Risk & Compliance
LexisNexis GmbH

Tel.: +49(0)211 417435-40
salvatore.saporito@lexisnexis.de

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