Überprüfung und Überwachung von Geschäftspartnern

Eine Zusammenfassung der wichtigsten Informationen zum Thema.
Mark Dunn, Segment Leader, Due Diligence, LexisNexis Business Information Solutions

Die Herausforderung

Die Einführung und Aufrechterhaltung robuster Due-Diligence und Screeningmaßnahmen sowie die Entwicklung entsprechender Vorgaben werden immer wichtiger. Compliance-, Risikomanagement- und Rechtsabteilungen müssen sich laufend der Herausforderung stellen, die sich ständig verändernden aufsichtsrechtlichen Verpflichtungen zu erfüllen, welche strengen Kontrollen und Durchsetzungsmaßnahmen durch nationale und ausländische Institutionen unterliegen. Gleichzeitig müssen sie sicherstellen, dass die Konkurrenzfähigkeit ihrer Unternehmen und deren Fähigkeit zur Entwicklung neuer Geschäftsmöglichkeiten in risikoreichen Schwellenländern nicht geschwächt werden. Trotz der großen Bedeutung dieser Faktoren wird erwartet, dass diese Anforderungen in einem Umfeld erfüllt werden, in dem Budgets und Ressourcen immer mehr unter Druck geraten und immer neue Möglichkeiten zur effektiveren Gestaltung der Geschäftsprozesse gesucht werden.

Aufsichtsrechtliche Themen rücken Due Diligence- und Screeningmaßnahmen verstärkt in den Fokus.

• Bekämpfung und Prävention von Geldwäsche
  Seit Langem bestehende Verpflichtung zur Identifizierung und Verifizierung der Identität von Kunden sowie spezifische Due-Diligence-Pflichten im Zusammenhang mit dem wirtschaftlich Berechtigten und politisch exponierten Personen.
• Bekämpfung und Prävention von Bestechung & Korruption
  Erwartungen der Aufsichtsbehörden bezüglich der Einführung effektiver Drittpartei-Due-Diligence-Verfahren zur Verringerung des Bestechungs- und Korruptionsrisikos. Zu den betreffenden Drittparteien gehören beispielsweise Handelsvertreter, Joint-Venture-Partner und Vertriebspartner.
• Einhaltung von Sanktionen
  Notwendigkeit zur Sicherstellung der Einhaltung nationaler und internationaler Sanktionen. Dieser Bereich des Screenings wird traditionell mit Finanzdienstleistungen in Verbindung gebracht, betrifft aber zunehmend auch den Unternehmenssektor.

Auf dem Weg zu einem einheitlichen Verfahren

Aus genannten aufsichtsrechtlichen Faktoren ergeben sich die zunehmende Verschmelzung der Due-Diligence- und Screening- Verpflichtungen sowie die Möglichkeit zur Überprüfung bestehender Ressourcen. Dabei können sich überschneidende und unflexible Maßnahmen vermieden und gleichzeitig Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen erreicht werden.

Datenressourcen
Die externen Datenressourcen, die bei der Durchführung von Due-Diligence- und Screeningmaßnahmen verwendet werden, umfassen ein ganzes Spektrum unterschiedlicher Inhalte, z. B. Watchlisten, PEP-Listen (politisch exponierte Personen), Pressequellen, Firmeninformationen und Rechtsverfahren.

Watchlisten im Fokus

Zu einem robusten Due-Diligence und Screeningprogramm gehört der Abgleich von Watchlisten der Regierung und anderer Institutionen:

Sanktionslisten
Dabei handelt es sich häufig um Listen von Regierungen, auf denen natürliche und juristische Personen aufgeführt sind, die von nationalen und internationalen Sanktionsmaßnahmen betroffen sind. Sanktionen sind ein gängiges Mittel zur Einflussnahme auf Änderungen der Verhaltensweisen eines Landes (z. B. Verletzungen von internationalem Recht oder Menschenrechten). Sanktionen werden ebenfalls eingesetzt, um die Tätigkeiten von Einzelpersonen, Unternehmen und anderen juristischen Personen einzuschränken, wobei häufig der Zugang zu Finanzdienstleistungen oder anderen Ressourcen verwehrt wird, um Terrorismus und andere kriminelle Machenschaften zu bekämpfen. Viele internationale Sanktionen ergeben sich aus Resolutionen des UN-Sicherheitsrats und werden auf regierungseigenen Websites veröffentlicht. Es existieren jedoch auch eigene regionale bzw. nationale Sanktionsregelungen.

Zu den gängigen Arten von Sanktionen zählen:

• Waffenembargos
• Reiseverbote
• Einfrieren von Vermögen
• Einschränkung diplomatischer Beziehungen
• Einschränkung/Beendigung militärischer Beziehungen
• Flugverbote
• Ausschluss aus internationalen Organisationen
• Streichung von Hilfsmaßnahmen
• Handelsembargos
• Einschränkung von Beziehungen im Bereich Kultur und Sport

Zu den wichtigsten Sanktionslisten, die abgeglichen werden, gehören die Listen des US Office of Foreign Assets Control (OFAC), der Vereinten Nationen, der Europäischen Union, der britischen Finanzverwaltung (UK HM Treasury).

Die Identifizierung eines Kunden oder einer Drittpartei auf einer Sanktionsliste führt häufig dazu, dass Geschäftstätigkeiten ausgesetzt werden müssen, um einen Verstoß gegen Sanktionen zu verhindern. Unter bestimmten Umständen (z. B. aus humanitären Gründen) kann jedoch bei der zuständigen Behörde eine Ausnahmegenehmigung für die Durchführung bestimmter Transaktionen oder sonstiger Tätigkeiten beantragt werden.

Regulatorische Listen
Zusätzlich zu Sanktionslisten werden regulatorische Listen auch von globalen bzw. nationalen Aufsichtsbehörden bestimmter Branchen und sonstigen wichtigen Institutionen veröffentlicht. Regulatorische Listen enthalten häufig Angaben zu Unternehmen und Einzelpersonen, denen Vollstreckungsmaßnahmen auferlegt wurden, z. B. Geldstrafen, Geschäftsbeschränkungen und Ausschlüsse. Beispiele für regulatorische Listen sind die Financial Crimes Enforcement Network List, World Bank List of Debarred/Ineligible Firms, Luxembourg CSSF.

Strafverfolgungslisten
Auch Listen von globalen und nationalen Strafverfolgungsbehörden können durchsucht werden. In diesen Listen sind Informationen zu den meistgesuchten Straftätern, bekannten Personen aus dem Bereich des organisierten Verbrechens und anderen natürlichen bzw. juristischen Personen enthalten, von denen ein Risiko ausgeht. Beispiele für Strafverfolgungslisten sind FBI Most Wanted Terrorists, Interpol Most Wanted, US Marshals.

„Einstellungen und Regeln automatisierter Systeme sollen zur Sicherstellung der ordnungsgemäßen Funktion regelmäßig überprüft werden."
Wirtschaftskriminalität – Ein Leitfaden für Unternehmen (Britische Finanzaufsichtsbehörde)

Politisch exponierte Personen im Fokus

Politisch exponierte Personen (PEPs) sind Personen, bei denen aufgrund ihrer hochrangigen Funktion in der Regierung oder ihrer sonstigen einflussreichen Stellung davon ausgegangen werden kann, dass sie einem höheren Risiko im Hinblick auf Bestechung, Korruption, Geldwäsche und andere Vergehen im Bereich der Wirtschaftskriminalität ausgesetzt sind.

PEPs und die Bekämpfung von Geldwäsche
Nachdem eine Reihe von Gerichtsverfahren für großes Aufsehen gesorgt haben, bei denen es darum ging, dass Gelder aus Korruptionszahlungen an Regierungsstellen in Schwellenländern gewaschen und verschiedene Banken mit Wirtschaftskriminalität in Verbindung gebracht wurden, schreibt die Anti-Geldwäschegesetzgebung seit langem die Durchführung von PEP-Überprüfungen vor.

Die Definition der Financial Action Task Force für politisch exponierte Personen lautet folgendermaßen:

„Ausländische PEPs sind Einzelpersonen, die wichtige öffentliche Funktionen eines anderen Landes innehaben oder innehatten, z. B. Staatsoberhäupter, Regierungschefs, führende Politiker, hochrangige Regierungsbeamte, hochrangige juristische Amtsträger, hochrangige Militärangehörige, leitende Angestellte von staatlichen Unternehmen und wichtige Funktionäre politischer Parteien.

Einheimische PEPs sind Einzelpersonen, die mit wichtigen öffentlichen Funktionen im Inland betraut sind oder waren, z. B. Staatsoberhäupter, Regierungschefs, führende Politiker, hochrangige Regierungsbeamte, hochrangige juristische Amtsträger, hochrangige Militärbedienstete, leitende Angestellte von staatlichen Unternehmen und wichtige Funktionäre politischer Parteien.

Zu den Personen, die mit einer wichtigen Funktion in einer internationalen Organisation betraut sind oder waren , gehören Mitglieder der oberen Führungsebene, d. h. Direktoren, stellvertretende Direktoren, Vorstandsmitglieder bzw. Personen in vergleichbaren Positionen.

Zu den politisch exponierten Personen gehören laut Definition keine Beamten aus den vorgenannten Kategorien in mittlerer oder nachgeordneter Position."

Die Identifizierung eines Kunden als PEP bedeutet nicht automatisch, dass alle geschäftlichen Tätigkeiten eingestellt werden müssen. Diese Art von Geschäftsbeziehung wird jedoch häufig als stärker risikobehaftet angesehen und verlangt, dass erweiterte Due-Diligence-Maßnahmen ergriffen werden, um sicherzustellen, dass das entsprechende Risiko effektiv verwaltet wird.

PEPs und die Bekämpfung von Bestechung und Korruption: Die Durchführung von PEP-Überprüfungen wird zunehmend als Best Practice im Bereich der Due-Diligence-Maßnahmen zur Bekämpfung von Bestechung und Korruption bei Drittparteien angesehen. Die Überprüfung der Direktoren, Nutznießer und sonstiger einflussreicher Personen von Drittparteien anhand von PEP-Listen unterstützt Unternehmen dabei, Risiken im Umgang mit ausländischen Amtsträgern und dem mit ihnen verbundenen potenziellen Korruptionsrisiko zu senken.

„Durch LexisNexis haben wir Zugriff auf wichtige Firmendaten, PEP-, Watch- und Sanktionslisten, die wir ansonsten nicht durch nur einen Anbieter erhalten könnten. Die umfangreichen Datenbanken ermöglichen uns sorgfältige und intensive Recherchen."
Michael Alkalay, Unternehmensberater, AySEC Services AG

Zusätzliche Datenquellen im Fokus

PEP-Überprüfungen und der Abgleich von Sanktions- und Watchlisten werden häufig durch weitere Due-Diligence-Suchvorgänge in zusätzlichen Quellen ergänzt. Dazu gehören:

Unternehmensprofile
Unternehmensprofile und Berichte von öffentlichen und Privatunternehmen können über das Handelsregister und andere Quellen bezogen werden, um Informationen über die Existenz des Unternehmens, die Unternehmensstruktur, den Umfang der Geschäftstätigkeit, die Eigentumsverhältnisse sowie die Management- und Kontrollfunktionen zu verifizieren.

Rechtsverfahren
Informationen zu Gerichtsverfahren können Archivdatenbanken und juristischen Publikationen entnommen werden, um Kenntnisse über die Prozesshistorie von natürlichen und juristischen Personen zu erlangen.

Nachrichten
Aktuelle und Archivdatenbanken von nationalen und lokalen Zeitungen, Fachzeitschriften und Branchennewsletter, Zeitschriften, Nachrichtendienste, Blogs und Medientranskripte können zur Durchführung von wichtigen Reputationsüberprüfungen und zur Verifizierung der Existenz von natürlichen und juristischen Personen hinzugezogen werden. Außerdem können mithilfe von Nachrichtenquellen Frühwarnsignale eingerichtet werden, die helfen, mögliche Risikopotentiale zu identifizieren.

Bereitstellungsoptionen

Due-Diligence- und Screening-Softwareanwendungen bieten eine Reihe von Optionen. In Abhängigkeit von den verfügbaren lokalen IT-Ressourcen und den unternehmensspezifischen Anforderungen kommen verschiedene Bereitstellungsmodelle in Frage:

Extern:

• Webbasiert: keine Software-Installation vor Ort erforderlich
  Für Unternehmen, die eine Screening-Software benötigen, die schnell und einfach angewendet werden kann.

Intern:

• Lokal: Software-Installation vor Ort erforderlich
  Für Unternehmen, die für mehr Sicherheit die lokale Installation einer Software hinter der Firewall bevorzugen.
• Unternehmensweit: Software-Installation vor Ort erforderlich
  Für Unternehmen mit mehreren Verwaltungsstandorten, die häufig eine maßgeschneiderte Konfiguration benötigen.
• Komplett integrierte Bereitstellung: lokale IT-Ressourcen zur Konfiguration erforderlich
  Für Unternehmen, die die wichtigsten Software-Tools benötigen, aber z. B. ihre eigene Benutzeroberfläche integrieren möchten.

Zu den weiteren Leistungsmerkmalen gehören:

• Fähigkeit zur Anpassung und Verfeinerung von Due-Diligence-Prüfungen
  Dadurch können nach Bedarf spezifische Suchvorgänge nach bestimmten Märkten und Risikostufen maßgeschneidert werden.
• Berichterstellung und Audit-Tools
  Damit kann das Due-Diligence-Verfahren verschlankt und die Einhaltung aufsichtsrechtlicher Bestimmungen nachgewiesen werden.
• Anpassung und Automatisierung
  Damit können Datentypen, Suchvorgänge nach Negativberichten und Benutzerrechte maßgeschneidert werden, sodass sie perfekt zum risikobasierten Ansatz des Unternehmens passen.

Top 10 im Kaufentscheidungsprozess

Praktische Überlegungen beim Erwerb von Due-Diligence- und Screening-Tools:

1. Erwartungsmanagement
   Klare Anforderungen und Zielvorgaben für die Funktion der Screening- und Due-Diligence-Technologien festlegen, die im Einklang mit dem risikobasierten Ansatz Ihres Unternehmens stehen, um das Erwartungsmanagement zu unterstützen und das angestrebte Renditeprofil festzulegen.
2. Erst testen, dann kaufen
   Leistungen immer erst untersuchen, testen, vergleichen und bewerten, um sicherzustellen, dass Inhalt und Funktionalität den Anforderungen Ihres Unternehmens genau entsprechen, und außerdem feststellen, wo diese Leistungen vorhandene Ressourcen innerhalb Ihres Unternehmens ergänzen oder ersetzen können.
3. Langfristige Verwendung
   Berücksichtigung langfristiger Faktoren (neue aufsichtsrechtliche Vorschriften, wachsende Geschäftsanforderungen) und Sicherstellung, dass die Due-Diligence- und Screening-Ressourcen skalierbar, flexibel und anpassungsfähig im Hinblick auf veränderte Anforderungen sind (z. B. Option zur Ergänzung neuer Module und Möglichkeit der spezifischen Budgetverwaltung).
4. Anpassungsfähigkeit und Steuerungsfunktionen
   Berücksichtigung der Verfügbarkeit von flexiblen Anpassungsund Verwaltungsfunktionen für Leistungen, die auf den risikobasierten Ansatz Ihres Unternehmens und die eigene Firmenpolitik zugeschnitten sind.
5. Umfang eigener IT-Ressourcen
   Auswahl des geeigneten Bereitstellungsmodells, welches zu den verfügbaren IT-Ressourcen des Unternehmens passt (z. B. Hosting durch den Provider oder durch das Unternehmen).
6. Lokalisierung
   Berücksichtigung der Unterstützung lokaler Sprachen (Schnittstellen, Inhalte, Übersetzungs-Tools usw.).
7. Schulungen und Support
   Sicherstellung, dass ausreichend Schulungs- und Supportkapazitäten zur Verfügung stehen (kostenlos, Stundenzahl, Schulungsoptionen usw.).
8. Management-Intelligence-Informationen
   Berücksichtigung der Fähigkeit zur Erzeugung von Management-Intelligence- und Prüfdaten, um dazu beizutragen, die aufsichtsrechtliche Compliance und das Renditeprofil nachzuverfolgen und zu belegen.
9. Regelmäßige unternehmerische Beurteilung
   Integration von regelmäßigen Beurteilungen unternehmerischer Aspekte, um sicherzustellen, dass die Technologie mit veränderten unternehmerischen und regulatorischen Anforderungen bzw. einem neuen risikobasierten Ansatz Schritt halten kann.
10. Regelmäßige Überprüfungen des Providers
    Regelmäßige Überprüfungen des Providers und fortlaufende Information über neue Funktionen und Inhalte.

Wie LexisNexis Unternehmen bei der Einhaltung von Anti-Geldwäsche- und Due-Diligence-Bestimmungen unterstützt

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Dr. Wolfgang Stroh, Compliance Manager, Rosenbauer International AG






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Dieses Dokument dient ausschließlich Informationszwecken. LexisNexis gibt keine Garantie für die Vollständigkeit und Richtigkeit dieses Dokuments. Soweit von Dritten erstellt, geben die Ansichten nicht notwendigerweise die Ansichten von LexisNexis wieder.

Stand: 06/2014