Webinaraufzeichnung: Warum gerade Ihr Unternehmen ein anonymes Hinweisgebersystem benötigt

Wir haben für Sie die Fragen und Antworten aus unserem Webinar über anonyme Hinweisgebersysteme (Whistleblowing) mit Claudia Loderbauer, Geschäftsführerin der anti-corruption consulting, zusammengefasst. Bei weiteren Anfragen, können Sie gerne mit uns Kontakt aufnehmen. Die vollständigen Präsentationsunterlagen aus dem Webinar haben wir ebenfalls für Sie hier bereitgestellt.

Muss ein Hinweisgebersystem immer anonym sein? Oftmals ist die Aufarbeitung von gemeldeten Fällen nur schwer ohne weitere Rückfragen an den Hinweisgeber möglich.

Claudia Loderbauer: Nein, es kann auch offene Hinweise geben, je nach dem Wunsch des Hinweisgebers.Weitere Rückfragen an den Hinweisgeber sollte es idealerweise geben, indem man folgende Formen der Kontaktaufnahme für den Hinweisgeber bietet: E-Mail Account, Rechtsanwalt als Ombudsman, Telefon-Hotline, web-basierte Lösungen. Nur wenn der Hinweisgeber beim Briefkasten keine Kontaktdaten hinterlässt (meistens der Fall), gibt es keine Möglichkeit zur Nachfrage.

Bei Telefonkontakt wird in der Regel die Nummer angezeigt. Wie können Unternehmen diese Hemmschwelle umgehen?

Claudia Loderbauer: Bei den im Webinar erwähnten Möglichkeiten zur Hinweisgabe, gibt es keinen offenen Telefonkontakt. Die Kontaktaufnahme funktioniert immer komplett anonym, wenn der Hinweisgeber das so möchte (Telefon-Hotline, web-basierte Lösung, E-Mail-Account oder Rechtsanwalt durch Angabe einer falschen E-Mail-Adresse)..

Häufig sind Themen so spezifisch, dass Rückschlüsse auf den Hinweisgeber mit hoher Wahrscheinlichkeit zu befürchten sind. Wie kann der Hinweisgeber geschützt werden?

Claudia Loderbauer: Durch eine gelebte, ethisch-offene Unternehmenskultur, indem Hinweisgeber als Unterstützer des Systems und nicht als Denunzianten gesehen werden. Des Weiteren sollte bei den Betriebsvereinbarungen und folglich in den Schulungen ausdrücklich darauf hingewiesen werden, dass Hinweisgeber nicht diskriminiert werden. Das gelingt, wenn die Geschäftsführung wirklich hinter dem System steht.

Muss ich befürchten, im Falle fehlender Beweismittel strafrechtlich belangt zu werden?

Claudia Loderbauer: Nein, auf keinen Fall. Hinweisgeber sind in diesem Fall geschützt, weil es im Interesse des Unternehmens liegt, Hinweise zu erhalten.

Ich bin für eine Bank tätig. Wir haben ein externes Whistleblowing-System implementiert, allerdings nur intern kommuniziert und intern die Hotline veröffentlicht. Uns sind derzeit keine Banken bekannt, die auf Ihrer Website für Externe (zum Beispiel Kunden oder ehemalige Mitarbeiter) eine Whistleblowing-Meldung ermöglichen. Wie wird das von Unternehmen und Banken für „Außenstehende" in der Praxis gelöst?  

Claudia Loderbauer: Meistens wird die Möglichkeit zur Nutzung des Whistleblowing-Systems für Lieferanten, Kunden und ehemalige Mitarbeiter auf der Website angeboten. Des Weiteren organisieren manche Unternehmen „Lieferanten Business Days", wo den Lieferanten unter anderem auch das Compliance Management System des Unternehmens dargestellt wird (inklusive des anonymen Hinweisgebersystems).

Sind Anwälte wirklich geeignet, um Meldungen von Whistleblowern entgegenzunehmen? Sind sie nicht zu weit weg vom organisatorischen Bereich?

Claudia Loderbauer: Das Unternehmen muss sich entscheiden, ob es einen Rechtsanwalt als externe Anlaufstelle in diesem Bereich einsetzen möchte. Großkonzerne machen das häufig. Der Rechtsanwalt sollte die Prozesse des Einkaufs, des Vertriebs und die Compliance Policy des jeweiligen Unternehmens kennen.

Wenn sich ein Hinweisgeber an einen externen Ombudsmann wendet, wahrt er zwar die eigene Anonymität dem Unternehmen gegenüber, aber er gibt ja seine Daten an den Ombudsmann. Wie kritisch sehen Sie das?

Claudia Loderbauer: Der externe Ombudsman sollte ein Rechtsanwalt sein, der der Verschwiegenheitspflicht unterliegt. Das Unternehmen hat sich vorher entschieden, einen Rechtsanwalt als externen Ombudsman zu verwenden. Die Geschäftsführung weiß, dass dieser keine Informationen weitergeben darf. Durch die Angabe einer falschen E-Mail-Adresse beziehungsweise einer unterdrückten Telefonnummer kann der Hinweisgeber auch anonym bleiben, wenn er das möchte.

Halten Sie Kosten oder eine gute Werbewirkung wirklich für geeignete Kriterien bei der Auswahl eines Whistleblowing-Systems? Es geht doch im Kern um Vertrauen, Schutz des Hinweisgebers und Ernsthaftigkeit.

Claudia Loderbauer: Unternehmer denken wirtschaftlich, daher bin ich der Meinung, dass man ihnen auch wirtschaftlich erklären sollte, worin sich die verschiedenen Hinweisgebersysteme unterscheiden. Dazu zählen eben auch Kosten und Werbefaktor. Auf letzteren haben einige Firma nach einem Korruptionsfall gesetzt. Vertrauen, Schutz des Hinweisgebers und Ernsthaftigkeit sollten in allen Hinweisgebersystemen maßgeblich vorhanden sein beziehungsweise dementsprechend den Mitarbeitern kommuniziert und von der Geschäftsleitung gelebt werden.

Gibt es nicht immer wieder Ängste vor unbefugtem oder unerwünschtem Zugriff von Unternehmensseite oder staatlichen Stellen bei elektronischen Hinweisgebersystemen?

Claudia Loderbauer: Die Exekutivbehörden können nur bei Verdacht aufgrund eines Gerichtsbeschlusses ermitteln und hätten nur dann möglicherweise Zugriff auf das Hinweisgebersystem. Zugriff von Unternehmensseite ist normalerweise nicht möglich. Es gilt das Vier-Augen-Prinzip. Jemand anders im Unternehmen würde den unerlaubten Zugriff bemerken und wäre meldepflichtig. Außerdem hat das Unternehmen durch ein elektronisches Whistleblowing-System, das sich außerhalb des Unternehmens befindet, keinen Zugriff auf die Daten.

Sie sagen, dass bei Erkennen eines Scheinhinweises nicht weiter auf den Fall eingegangen würde. Wird die betroffene Person, deren Ruf unter Umständen trotzdem geschädigt wurde, über einen solchen Vorfall informiert? Wie gehen Sie vor?

Claudia Loderbauer: Die Geschäftsführung entscheidet, ob die betroffene Person zur Nachfrage oder Aufklärung informiert wird oder werden muss.

In welchen Ländern stehen die Server bei elektronischen Hinweisgeber-Systemen in der Regel? In Deutschland, der EU oder den USA?

Claudia Loderbauer: Bei einem renommierten Unternehmen, das ein gutes web-basiertes System anbietet und von vielen öffentlichen Stellen und Konzernen (national und international) angewendet wird, steht der Server in Deutschland.

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