Webinaraufzeichnung: Compliance und Mitbestimmungsrechte - Was gilt es zu beachten?

Wir haben für Sie die Fragen und Antworten aus unserem Webinar  zusammengefasst. Bei weiteren Anfragen, können Sie gerne mit uns Kontakt aufnehmen.

Wie verhalte ich mich, wenn ich als interne Revision vom Vorstand beauftragt werde, einem Verdacht hinsichtlich doloser Handlungen nachzugehen? Wann sollte ich den Betriebsrat einschalten beziehungsweise was sollte ich im Vorfeld klären? Auch hinsichtlich Zugriff auf Aktenschränke, Schreibtischschubladen oder E-Mail-Postfach des Mitarbeiters.

Dr. Sarah Reinhardt: Wenn ein Betriebsrat im Unternehmen besteht, wäre zunächst zu klären, ob es bereits Betriebsvereinbarungen gibt, die die Thematiken "Vorgehen bei internen Ermittlungen" und "Zugriff auf Aktenschränke, Schreibtischschubladen oder E-Mail-Postfächer des Mitarbeiters" beinhalten. Wenn es derartige Betriebsvereinbarungen gibt, enthalten diese oftmals Regelungen, wie man bei einem Verdacht hinsichtlich doloser Handlungen vorzugehen hat bzw. was man beachten muss.

Ganz generell empfiehlt sich bei diesen Themen, je nachdem, ob sie im Unternehmen einen möglichen Schwerpunkt oder ein mögliches Risiko (zum Beispiel Baubranche bei internen Ermittlungen) bilden, bereits im Vorfeld und ohne konkreten Anlass Betriebsvereinbarungen für derartige Fälle abzuschließen, damit man ad hoc reagieren kann.

Gibt es keine solchen Betriebsvereinbarungen, muss der Betriebsrat frühzeitig informiert und mit ihm vereinbart werden, dass das geplante Vorgehen seine Zustimmung findet. Andernfalls bestehen möglicherweise Unterlassungsansprüche des Betriebsrats beim Vorgehen ohne eine entsprechende Zustimmung des Betriebsrats und auch Beweisverwertungsverbote in möglicherweise sich später anschließenden Kündigungsschutzverfahren. Eine Zustimmung des Betriebsrats sollte schriftlich festgehalten werden.

Wenn es um Einsicht in Arbeitnehmer-Daten, insbesondere auch E-Mail-Postfächer, geht, sollte auch der Datenschutzbeauftragte frühzeitig hinzugezogen werden und ganz allgemein betrachtet die Datenschutzbestimmungen (BDSG = Bundesdatenschutzgesetz) beachtet werden.

Wie sieht die Rechtslage aus, wenn es im Unternehmen keinen Betriebsrat (zum Beispiel in den einzelnen Ländern in EMEA) gibt?

Dr. Sarah Reinhardt: Grundsätzlich gilt das Betriebsverfassungsrecht nur in der Bundesrepublik Deutschland. Spielt der Fall in einem Unternehmen außerhalb der Bundesrepublik Deutschland, sind die dortigen gesetzlichen Regelungen zu beachten.

Wenn es in einem in Deutschland ansässigen Unternehmen keinen Betriebsrat gibt, kann der Arbeitgeber zu diesen Themenbereichen frei handeln, sofern er die geltenden Gesetze (insbesondere allgemeines Persönlichkeitsrecht, Datenschutzgesetze et cetera) beachtet.

Welche Situationen finden Sie in Ihrer Praxis zu den von Ihnen vorgestellten Themen vor? Zum Beispiel in Bezug auf die Einführung von Whistleblower-Systemen im Unternehmen?

Dr. Sarah Reinhardt: Das Vorhandensein der von mir vorgestellten Themen (Whistleblower-Hotline, interne Ermittlungen, Compliance-Officer und Compliance-Schulungen) schwankt in der Praxis nach meinen Erfahrungen je nach Größe des Unternehmens. Je größer das Unternehmen ist, desto eher sind alle diese Themenbereiche bereits mit dem Betriebsrat geregelt zu finden. Kleinere und mittelständische Unternehmen haben oftmals "nur" ein Compliance-System, was nicht allgemein alle Themen abdeckt, sondern nur die bei ihnen einschlägigen relevanten Themen (zum Beispiel in einem IT-Unternehmen Compliance-Komplexe hinsichtlich IT-Sicherheit).

In kleineren und mittelständischen Unternehmen sind meiner Erfahrung nach auch oftmals keine Betriebsvereinbarungen zu diesen von mir vorgestellten Themen (insbesondere Whistleblower-Hotline und interne Ermittlungen) niedergelegt, was bei Vorhandensein eines Betriebsrats natürlich die Handlungen des Arbeitgebers im Akut-Fall erschweren kann, da die Mitbestimmungsrechte dann im einzelnen Fall zu beachten sind. Sind vorher mit dem Betriebsrat konkrete Regelungen bereits für derartige Fälle vereinbart (auch wenn sie nur einen gewissen Rahmen bilden), so ist in diesem Rahmen das Mitbestimmungsrecht bereits ausgeübt und der Betriebsrat muss nicht mehr miteinbezogen werden.

In Bezug auf die Einführung von Whistleblower-Systemen kommt es meiner Erfahrung nach ganz auf die Mentalität des Unternehmens an: Je nachdem, ob die Unternehmensleitung auch die Anzeige von Vorfällen im Rahmen eines Whistleblowings als etwas "Gutes" vorlebt und dafür wirbt oder derartige Anzeigen eher verpönt sind, wird es auch rein tatsächlich durch die Arbeitnehmer genutzt. Wichtig ist, dass Whistleblower-Systeme natürlich nur davon leben, dass diese zum einen nicht missbraucht werden und zum anderen der jeweilige Whistleblower nicht mit irgendwelchen wie auch immer gearteten Nachteilen rechnen muss.

Verhalten sich Betriebsräte, nach Ihrer Erfahrung, zu diesen Themen eher kooperativ oder kontraproduktiv?

Dr. Sarah Reinhardt: Ob sich Betriebsräte nach meiner Erfahrung zu diesen Themen eher kooperativ oder kontraproduktiv verhalten, hängt auch wiederum von der seit Jahren gelebten Beziehung des Arbeitgebers zum Betriebsrat und umgekehrt ab: Ist das Verhältnis zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat generell gestört, wird sich auch die Einführung von derartigen Betriebsvereinbarungen zu derartigen Themen als schwierig gestalten. Wenn die Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat generell gut funktioniert, so ist meine Erfahrung, dass sich der Betriebsrat auch bei solchen Themen eher kooperativ verhält, da es letztendlich um den "Compliance"-Schutz des Unternehmens geht.

Wichtig ist in diesem Zusammenhang zu der Frage kooperativ vs. kontraproduktiv noch, dass Betriebsräte meiner Erfahrung nach gerne andere im Unternehmen gerade brisante Themen (beispielsweise Restrukturierungen) mit dem Wunsch des Arbeitgebers nach einer Betriebsvereinbarung zum Beispiel zu den Themen Whistleblowing und/oder interne Ermittlungen in unzulässiger Weise koppeln, sprich auf der einen Seite nur bereit sind, Regelungspunkte herzugeben, wenn sie auf der anderen Seite, beispielsweise im Rahmen von Interessenausgleich und Sozialplänen bei Restrukturierungen hierfür "etwas bekommen". Die Frage, wann derartige von mir vorgestellte Themenbereiche daher einzuführen sind beziehungsweise mit dem Betriebsrat zu verhandeln sind, sollte daher meiner Erfahrung nach auch daran ausgerichtet werden, welche sonstigen Themen gerade im Unternehmen bestehen und ob es möglicherweise zeitlich "günstigere" Momente gibt, um derartige Themen zu verhandeln.

Wo liegt der Vorteil von Lexis Diligence^® im Vergleich zu anderen KYC-Tools?

Salvatore Saporito: Eine wesentliche Stärke und ein Differenzierungsmerkmal von Nexis Diligence™ ist es, dass alle zentralen sowie relevanten Quellenbereiche als Baustein für eine robuste und umfassende Hintergrundrecherche eines Geschäftspartners genutzt werden können. Das ist „Best Practice" und wird als Industriestandard angesehen. Dazu zählen Quellen aus der weltweiten Presse zur Identifizierung von „Red Flags" beziehungsweise Negative News, Firmendatenbanken zur Recherche nach Firmeninformationen und Gesellschafterstrukturen sowie Identifikation wirtschaftlich Berechtigter, Überprüfung von politisch exponierten Personen (PEP-Status), Sanktions- und Watchlisten-Screening, biografische Datenbanken und Rechtsdatenbanken. Darüber hinaus bietet LexisNexis weitere relevante Compliance-Leistungen an, wie die Erstellung von Hintergrundberichten zu Geschäftspartnern mit sehr hohem Risiko oder Lösungen für Massenabgleiche.

Gibt es auch ein Tool, das eine Massenliste von Kontakten überprüft, um den manuellen Aufwand zu reduzieren?

Salvatore Saporito: Ja. Mit unserer Lösung BatchNameCheck lassen sich Massenabgleiche großer Datenmengen von Personen oder Firmen in einem Rutsch gegen Sanktions- und PEP-Listen sowie weitere Quellen durchführen. Dadurch werden stabile Due-Diligence-Prozesse eingeführt und genutzt. Außerdem wird der Aufwand in allen Dimensionen minimiert.

Bei weiteren Fragen zu den Compliance-Lösungen von LexisNexis können Sie gerne mit uns Kontakt aufnehmen.

Dr. Sarah Reinhardt Beiten Burkhardt Tel.: +49 89 35065-1107 sarah.Reinhardt@bblaw.com

Salvatore Saporito Business Development Manager Risk & Compliance LexisNexis GmbH   Tel.: +49(0)211 417435-40 kontakt@lexisnexis.de