Webinaraufzeichnung: Praxistipps für die daten­schutz­kon­forme Ein­führung eines Pre-Employ­ment-Screenings in Recruiting und HR

Wir haben für Sie die Fragen und Antworten aus unserem Webinar zusammengefasst. Bei weiteren Anfragen, können Sie gerne mit uns Kontakt aufnehmen.

Wie informieren Sie die Bewerber über Ihr Pre-Employment-Screening? Bereits in der Stellenausschreibung?

Karin Giangrande: Wir empfehlen, dass das Unternehmen frühestmöglich den Bewerber informiert und den Prozess der Verifizierung transparent darstellt. Das kann über die Career Site erfolgen, im Bewerber-Interview und / oder anhand von Informationsmaterial, welches man dem Bewerber frühzeitig zur Verfügung stellt, wie FAQ und die Einverständniserklärung.

Haben Sie erlebt, dass Bewerber deshalb abspringen?

Karin Giangrande: Nein, das ist aber wesentlich abhängig von einer hohen Transparenz im Prozess. Bewerber, die etwas zu verbergen haben, bewerben sich erst gar nicht.

Dürfen Hochschulen Daten zu Absolventen aus datenschutzrechtlichen Gesichtspunkten überhaupt preisgeben?

Karin Giangrande: Ja, wenn eine schriftliche Einverständniserklärung des Bewerbers vorliegt, in der er das Referenz-einholende Unternehmen dazu ermächtigt sein Auskunftsrecht geltend zu machen.

Ist für ein PES eine schriftliche Einwilligung des Bewerbers erforderlich?

Karin Giangrande: Ja, die schriftliche Einwilligung ist Grundvoraussetzung für ein datenschutzkonformes PES und muss eine handschriftliche Unterschrift enthalten. Eine elektronische Unterschrift oder ein zustimmendes Häkchen sind nicht möglich, da das Dokument für die Verifizierung bei Institutionen entscheidend ist.

Muss die Einwilligung im Original vorliegen oder reicht auch ein eingescanntes Dokument?

Karin Giangrande: Es muss ein Originaldokument mit Unterschrift vom Bewerber vorliegen. Zur Weitergabe genügt das eingescannte Dokument, aber man muss jederzeit das Original nachweisen können. Hierbei sei erwähnt, dass gemäß EU-DSGVO Daten von Bewerbern in Europa in Europa verbleiben müssen und nicht an amerikanische Anbieter gegeben werden dürfen. Ansonsten verstößt man gegen die Europäische Datenschutz-Grundverordnung, welche am 25. Mai in Kraft getreten ist.

Wie wird „freiwillig“ beurteilt? Ist der Kandidat nicht „gezwungen“ die Einwilligung zu unterschreiben, da er ansonsten den Job nicht erhält?

Karin Giangrande: Die Freiwilligkeit besteht darin, dass der Bewerber das Prozedere ablehnen kann. Sicherheitsrelevante Positionen dürfen aber an ein Pre-Employment-Screening gekoppelt sein. Hier überwiegt das berechtigte Interesse des Unternehmens in Abwägung der potentiellen Schadens- und Sicherheitsrisiken.

Angenommen ich lösche die Daten ohnehin nach der Vergabe der Stelle: Das Einverständnis benötigt man doch nur, wenn ich darüber hinaus die Daten speichern möchte, zum Beispiel um den Bewerber auf eine andere Position aufmerksam machen zu dürfen. Ansonsten hat man doch ein rechtliches Interesse, ob die Daten im Rahmen der Bewerbung korrekt sind. Kann man dann die Daten nicht auch ohne Einverständnis überprüfen?

Karin Giangrande: Das Einverständnis wird auch benötigt, um Informationen bei Institutionen einzuholen. Das Überprüfungsergebnis / der Bericht dient nur der Untermauerung der Einstellungs-Entscheidung. Es liegt im Ermessen des Unternehmens den Bericht zu speichern oder nur ein Zertifikat als Beleg für PES zu archivieren.

Ist eine Ablehnung eines Kandidaten bei Nicht-Einwilligung ein Verstoß gegebenenfalls gegen das AGG?

Karin Giangrande: Die Ablehnung erfolgt im Zuge des Auswahlverfahrens. Wenn sich ein anderer Bewerber als geeigneter erweist, kann der weniger qualifizierte Bewerber abgelehnt werden. Diese Ablehnung auf Basis von PES erfolgt nur, wenn im Lebenslauf deutliche Diskrepanzen beziehungsweise Straftatsachbestände, wie zum Beispiel Urkundenfälschung, identifiziert werden.

Wieso muss der Betriebsrat eingebunden werden? Der Betriebsrat kann doch keine Personen vertreten, die nicht zum Unternehmen gehören.

Karin Giangrande: Aufgrund der hohen Transparenzanforderung an das Thema empfehlen wir, den Betriebsrat zu informieren. Die Erfahrung zeigt, dass der Betriebsrat die Prozesse im Recruiting kennen will. Außerdem hat er ein Interesse daran, dass neue Mitarbeiter nicht unter Vorspiegelung falscher Tatsachen in das Unternehmen kommen.

Wie viel kostet ein Pre Employment Screening über Signum Consulting?

Karin Giangrande: Das ist von Level zu Level unterschiedlich. Wir bieten drei Prüfungsumfänge an, die wir Ihnen gerne persönlich erläutern. Schicken Sie mir bei Interesse gerne eine E-Mail.

Mache ich mich als Unternehmen nicht zusätzlich angreifbar im Falle einer Ablehnung?

Karin Giangrande: PES ist ein zusätzliches Instrument der Überprüfung von Bewerberangaben und
-qualifikationen im Rahmen des Auswahlprozesses. Es ist legitim, dass Bewerber, die nicht geeignet sind oder falsche Angaben im Lebenslauf machen, abzulehnen.

Wie wahrscheinlich ist es, dass Privatpersonen in Lexis Diligence^® auf einer Sanktionsliste oder ähnliches gefunden werden?

Salvatore Saporito: Mit der Datenbank Lexis Diligence^® unterstützen wir Unternehmen bei der Risikominimierung. Unsere große Quellenauswahl bietet die Informationen, die Sie benötigen, um eine Geschäftspartnerüberprüfung, Beneficial Ownership Überprüfung, Firmenzugehörigkeiten, ein Pre-Employment-Screening im Bereich Compliance Checks oder vieles mehr durchzuführen. Kein Treffer ist daher ein positives Zeichen während ein Treffer auf einer Sanktionsliste Handlungsbedarf auf Ihrer Seite auslöst, da Sie die Risiken einer Zusammenarbeit definitiv abwägen sollten.