Bewerber sicher überprüfen

Das Inkrafttreten der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist gerade wenige Wochen her und aktuell in aller Munde. Viele Unternehmensprozesse mussten – und müssen immer noch – an die DSGVO angepasst werden, darunter auch das Pre-Employment Screening. Insbesondere für höhere Positionen spielt die Überprüfung potenzieller Mitarbeiter eine entscheidende Rolle.

Im Webinar erläutert Karin Giangrande, Leiterin Pre-Employment Screening (PES) bei Signum Consulting, welche globalen Trends die Überprüfung künftiger Mitarbeiter beeinflussen und wie Lebenslaufangaben im internationalen Recruiting datenschutzkonform verifiziert werden können. Sie arbeitet dabei drei Ansätze heraus, um die Verifizierung von Bewerbungsinformationen nahtlos in den HR-Prozess zu implementieren, und stellt präventive Sicherheitskonzepte für die Minimierung von Haftungsrisiken & Vermeidung von Reputationsschäden vor.

Die Teilnehmer erhalten am Ende eine praktische Checkliste für die gelungene, ressortübergreifende Einführung eines PES-Projekts in Unternehmen.

Wir stellen Ihnen die gezeigte Präsentation sowie die Antworten auf die Fragen aus dem Webinar gerne zur Verfügung. Falls Sie das Webinar verpasst haben, können Sie sich hier außerdem die Aufzeichnung ansehen:

Referentin & Moderator

Karin Giangrande, Signum ConsultingReferentin:

Karin Giangrande ist Leiterin Pre-Employment Screening (PES) bei Signum Consulting. Die diplomierte Betriebswirtin (BA) und Journalistin hat zuvor den HR-Strategieprozess eines börsennotierten Automobilherstellers verantwortet. Davor war sie zehn Jahre für die Produkt- und Unternehmenskommunikation eines innovativen Anbieters digitaler Logistik-Lösungen zuständig.

Moderator:Salvatore Saporito

Salvatore Saporito ist Teamleiter Europa Risk & Compliance und seit 2003 bei der LexisNexis GmbH. Er studierte an der Universität zu Köln Wirtschaftswissenschaften (Betriebswirtschaftslehre) mit dem Abschluss Diplom-Kaufmann. Er ist Mitglied im Deutschen Institut für Compliance (DICO), dem Berufsverband der Compliance Manager (BCM), in der DGI Fachgruppe Compliance sowie im österreichischen Compliance Praxis Netzwerk. Salvatore Saporito ist regelmäßig Referent zum Thema Geschäftspartnerüberprüfung.

Ihre Fragen aus dem Webinar beantwortet von Karin Giangrande und Salvatore Saporito

Wir haben für Sie die Fragen und Antworten aus unserem Webinar zusammengefasst. Bei weiteren Anfragen, können Sie gerne mit uns Kontakt aufnehmen.


Wie informieren Sie die Bewerber über Ihr Pre-Employment-Screening? Bereits in der Stellenausschreibung?

Karin Giangrande: Wir empfehlen, dass das Unternehmen frühestmöglich den Bewerber informiert und den Prozess der Verifizierung transparent darstellt. Das kann über die Career Site erfolgen, im Bewerber-Interview und / oder anhand von Informationsmaterial, welches man dem Bewerber frühzeitig zur Verfügung stellt, wie FAQ und die Einverständniserklärung.

Haben Sie erlebt, dass Bewerber deshalb abspringen?

Karin Giangrande: Nein, das ist aber wesentlich abhängig von einer hohen Transparenz im Prozess. Bewerber, die etwas zu verbergen haben, bewerben sich erst gar nicht.

Dürfen Hochschulen Daten zu Absolventen aus datenschutzrechtlichen Gesichtspunkten überhaupt preisgeben?

Karin Giangrande: Ja, wenn eine schriftliche Einverständniserklärung des Bewerbers vorliegt, in der er das referenzeinholende Unternehmen dazu ermächtigt sein Auskunftsrecht geltend zu machen.

Ist für ein PES eine schriftliche Einwilligung des Bewerbers erforderlich?

Karin Giangrande: Ja, die schriftliche Einwilligung ist Grundvoraussetzung für ein datenschutzkonformes PES und muss eine handschriftliche Unterschrift enthalten. Eine elektronische Unterschrift oder ein zustimmendes Häkchen sind nicht möglich, da das Dokument für die Verifizierung bei Institutionen entscheidend ist.

Muss die Einwilligung im Original vorliegen oder reicht auch ein eingescanntes Dokument?

Karin Giangrande: Es muss ein Originaldokument mit Unterschrift vom Bewerber vorliegen. Zur Weitergabe genügt das eingescannte Dokument, aber man muss jederzeit das Original nachweisen können. Hierbei sei erwähnt, dass gemäß EU-DSGVO Daten von Bewerbern in Europa in Europa verbleiben müssen und nicht an amerikanische Anbieter gegeben werden dürfen. Ansonsten verstößt man gegen die Europäische Datenschutz-Grundverordnung, welche am 25. Mai in Kraft getreten ist.

Wie wird „freiwillig“ beurteilt? Ist der Kandidat nicht „gezwungen“ die Einwilligung zu unterschreiben, da er ansonsten den Job nicht erhält?

Karin Giangrande: Die Freiwilligkeit besteht darin, dass der Bewerber das Prozedere ablehnen kann. Sicherheitsrelevante Positionen dürfen aber an ein Pre-Employment-Screening gekoppelt sein. Hier überwiegt das berechtigte Interesse des Unternehmens in Abwägung der potentiellen Schadens- und Sicherheitsrisiken.

Angenommen ich lösche die Daten ohnehin nach der Vergabe der Stelle: Das Einverständnis benötigt man doch nur, wenn ich darüber hinaus die Daten speichern möchte, zum Beispiel um den Bewerber auf eine andere Position aufmerksam machen zu dürfen. Ansonsten hat man doch ein rechtliches Interesse, ob die Daten im Rahmen der Bewerbung korrekt sind. Kann man dann die Daten nicht auch ohne Einverständnis überprüfen?

Karin Giangrande: Das Einverständnis wird auch benötigt, um Informationen bei Institutionen einzuholen. Das Überprüfungsergebnis / der Bericht dient nur der Untermauerung der Einstellungs-Entscheidung. Es liegt im Ermessen des Unternehmens den Bericht zu speichern oder nur ein Zertifikat als Beleg für PES zu archivieren.

Ist eine Ablehnung eines Kandidaten bei Nicht-Einwilligung ein Verstoß gegebenenfalls gegen das AGG?

Karin Giangrande: Die Ablehnung erfolgt im Zuge des Auswahlverfahrens. Wenn sich ein anderer Bewerber als geeigneter erweist, kann der weniger qualifizierte Bewerber abgelehnt werden. Diese Ablehnung auf Basis von PES erfolgt nur, wenn im Lebenslauf deutliche Diskrepanzen beziehungsweise Straftatsachbestände, wie zum Beispiel Urkundenfälschung, identifiziert werden.

Wieso muss der Betriebsrat eingebunden werden? Der Betriebsrat kann doch keine Personen vertreten, die nicht zum Unternehmen gehören.

Karin Giangrande: Aufgrund der hohen Transparenzanforderung an das Thema empfehlen wir, den Betriebsrat zu informieren. Die Erfahrung zeigt, dass der Betriebsrat die Prozesse im Recruiting kennen will. Außerdem hat er ein Interesse daran, dass neue Mitarbeiter nicht unter Vorspiegelung falscher Tatsachen in das Unternehmen kommen.

Wie viel kostet ein Pre Employment Screening über Signum Consulting?

Karin Giangrande: Das ist von Level zu Level unterschiedlich. Wir bieten drei Prüfungsumfänge an, die wir Ihnen gerne persönlich erläutern. Schicken Sie mir bei Interesse gerne eine E-Mail.

Mache ich mich als Unternehmen nicht zusätzlich angreifbar im Falle einer Ablehnung?

Karin Giangrande: PES ist ein zusätzliches Instrument der Überprüfung von Bewerberangaben und
-qualifikationen im Rahmen des Auswahlprozesses. Es ist legitim, dass Bewerber, die nicht geeignet sind oder falsche Angaben im Lebenslauf machen, abzulehnen.

Wie wahrscheinlich ist es, dass Privatpersonen in Lexis Diligence® auf einer Sanktionsliste oder ähnliches gefunden werden?

Salvatore Saporito: Mit der Datenbank Lexis Diligence® unterstützen wir Unternehmen bei der Risikominimierung. Unsere große Quellenauswahl bietet die Informationen, die Sie benötigen, um eine Geschäftspartnerüberprüfung, Beneficial Ownership Überprüfung, Firmenzugehörigkeiten, ein Pre-Employment-Screening im Bereich Compliance Checks oder vieles mehr durchzuführen. Kein Treffer ist daher ein positives Zeichen während ein Treffer auf einer Sanktionsliste Handlungsbedarf auf Ihrer Seite auslöst, da Sie die Risiken einer Zusammenarbeit definitv abwägen sollten.

Das sagten bisherige Teilnehmer über LexisNexis Webinare

Vielen Dank! Sehr guter Vortrag, gute Geschwindigkeit, angenehme Sachlichkeit.

Gutes Instrument für Weiterbildung.

Hohe Aktualität, guter Referent.

Sehr informativ und gutes Format.

Thema wurde gut strukturiert und verständlich angeboten.

Eine sehr gute Einrichtung! Vortrag war sehr aufschlussreich und hilfreich!

Praktische Form des 'Lernens' - Danke!

Sehr gute, zeitschonende und informative Art des Informationsaustausches - Danke und weiter so.



Kostenfreie Anmeldung

Kontaktieren Sie uns
Wir melden uns schnellstmöglich bei Ihnen zurück!
  • Haben Sie Fragen zum Thema oder an unseren Referenten?
  • Haben Sie Ideen oder Anregungen für zukünftige Webinarthemen?
  • Möchten Sie selbst in einem unserer Webinare über ein Thema referieren?

Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme!