LexisNexis Studie: „Past, Present + Future of Information Management"

PRESENT

Ich bin seit 1998 Personalvermittler und seit 1993 im Informationswesen tätig. Meines Erachtens gibt es hier drei Rollen: die Rolle des Verwalters, die Rolle des Researchers und die Rolle des Beraters. Die Aufgabe des Verwalters ist die Wartung. Diese Person ist zum Beispiel für die Einrichtung und Administration eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) verantwortlich. Die Rolle des Researchers ist oft eine kommunikative Rolle. Das sind Menschen mit guten „Antennen", sie müssen gut nach innen, aber auch nach außen kommunizieren können. Der Berater beschäftigt sich mit Empfehlungen und Projekten, beispielsweise im Bereich Wissensmanagement.

Die Verwalter- oder auch Archivierungsrolle hat sich zu einer Funktion mit digitalen Aufgaben entwickelt. Früher waren die Menschen mit dieser Rolle überwiegend am Ende der Kette, im Archiv, tätig. Heute befinden sie sich mitten im Organisations-Workflow. Sie müssen ihre Rolle und ihren Wert unter Beweis stellen, die Technik kennen und mehr mit verschiedenen Stakeholdern kommunizieren. Das ist oftmals ein Unterschied zu früher. Sie müssen sich in Systeme einarbeiten und sie klassifizieren, aber auch ein Dokumentenmanagementsystem aufsetzen, verwalten, Anwender schulen, Probleme lösen usw.

Für den Researcher hat sich die Tätigkeit dahingehend verändert, dass es heute mehr Dokumente und Quellen gibt. Waren Researcher früher die „Gatekeeper" der Daten, so werden sie jetzt übergangen, weil die Menschen in anderen Abteilungen selber recherchieren. Researcher müssen den Zusatznutzen, den sie anbieten, neu definieren. Es geht um mehr als nur die Fähigkeit, zu suchen – denn das Suchen an sich ist heute nicht mehr schwierig. Heute ist es wichtig, zu validieren und die Relevanz einer Information deutlich zu machen. Diese beiden Leistungen kann der Researcher zusätzlich anbieten. Validieren ist immens wichtig, um zu erkennen, ob die eine Quelle mehr Nutzen bringt als die andere. Auch das Wissen, welche Quellen es gibt, ist wichtig. Dieses Wissen kann der Researcher mitbringen. Researcher hören gut zu. Sie sind oft nicht sehr mitteilsam, aber dank ihres Talents, zuhören zu können, nehmen sie viele Dinge auf. Tools, mit denen jeden Tag Neuigkeiten in einer Organisation verbreitet werden können, sind sehr beliebt. Sie zeigen auf, was Recherche bringt.

Ich erlebe, dass viele Informationsabteilungen umstrukturiert werden. Heute sind nur ungefähr halb so viele Stellen ausgeschrieben wie noch vor drei Jahren. Andere Fachbereiche gehen selbst auf die Suche nach Informationen. Die Qualität der Arbeit nimmt zwar ab, aber wenn das nicht so wahrgenommen wird, wird es auch nicht thematisiert. Früher gab es oft eine zentrale Informationsabteilung. Heute stelle ich fest, dass diese Tätigkeiten auf verschiedene Abteilungen verteilt werden. Dadurch werden an anderen Stellen neue Arbeitsplätze geschaffen, was prima ist. Man gewinnt eine andere Art von Menschen für diesen Beruf. Im Bereich von Research sind dies zum Beispiel mehr Akademiker, die in einer bestimmten Branche ausgebildet wurden, zum Beispiel jemand für die Landwirtschaft mit Abschluss von der Universität Wageningen.

Consultants sind häufig Externe, die bei der Einführung einer Software, eines DMS oder CRM beraten. Sie arbeiten immer in Projekten. In den Niederlanden gibt es ungefähr zehn Beratungsunternehmen, die im Informationswesen tätig sind. In diesen Unternehmen arbeiten Informationsfachleute, die sich durch strukturiertes Denken auszeichnen.

Ein aktueller Trend in diesem Bereich ist Big Data oder Open Data. Man kann verschiedene Arten von Daten kreativ miteinander kombinieren. Würde ich in einem Unternehmen arbeiten, wäre das heute mein Betätigungsfeld.

Die Technologie hatte einen großen Einfluss. Weniger Menschen können mehr Informationen verarbeiten, aus verschiedenen Quellen gleichzeitig und auch schneller. Außerdem ist eine viel größere Menge an Informationen verfügbar. Es interessieren sich noch zu wenig Informationsspezialisten für Social Media. Dabei könnten sie das sehr gut tun. Es passt zu ihrer Art, an einem Computer zu arbeiten, zu senden und zu reagieren. Das ist eine Welt, die von Information Professionals noch erobert werden kann.

Ich selbst tue mich schwer mit Discovery Tools, sie sind zu generisch und vor allem praktisch ausgelegt. Aber der Qualitätsunterschied zwischen einer Abschlussarbeit oder einem Artikel aus dem Fachverlagshaus Elsevier ist groß. Dabei muss man jeweils eine andere Technik anwenden, hat jedoch die Auswahl zwischen zu vielen Suchoptionen. Manchmal ist es eine Gratwanderung zwischen Quantität und Qualität.

Technik ist ein Wirtschaftsgut. In Datenbanken suchen ist überall einfach. Es gibt Unterschiede bei den Interfaces, aber das ist eine Frage der Gewöhnung oder der persönlichen Vorlieben. Wenn man kein Researcher ist, braucht man etwas Einfaches. Ein einfacher Balken, der aussieht wie bei Google, das ist es, was diese Gruppe sich wünscht. Auch Informationen werden zu einem Wirtschaftsgut, zum Teil durch Open Access. Es erfordert einen kreativen Kopf, um all die neuen, verfügbaren Informationen kreativ zu kombinieren, sodass wertvolle Informationen entstehen. In der Branche geht es immer mehr um den Menschen, das macht den Unterschied aus. Auf Fachveranstaltungen geht es verstärkt darum, sich selbst zu profilieren und sich ins Rampenlicht zu stellen.

Erfolgreiche Menschen in dieser Industrie sind kommunikativ und gehen mit jedem im Unternehmen locker um. Aus meiner Sicht gibt es einen Trend, Menschen mit starken kommunikativen Fähigkeiten einzustellen, auch wenn sie weniger Erfahrung oder keine entsprechende Ausbildung haben. Wenn man als Information Professional die Philosophie des Unternehmens berücksichtigt, erbringt man einen Wert. Das wird gesehen und wertgeschätzt. Daraus können Information Professionals noch mehr Kapital schlagen.

PAST

Ich habe als Information Broker begonnen, damals vor allem für die Werbebranche und den Beratungssektor. Dort arbeiten meistens Generalisten. Für Pitches benötigen sie kurzfristig viele Informationen über den Markt, den Konkurrenten, die Trends usw. Generalisten finden dann zwar irgendetwas, aber es gab damals nur sehr eingeschränkten Zugang zu Datenbanken. Meine Aufgabe war es, eine direkt brauchbare Antwort auf eine Informationsanfrage zu finden. Das konnte variieren von Keksen bis hin zu Kartoffelmehl in Russland. Ich habe insbesondere für Unternehmen gearbeitet, die keine eigene Informationsabteilung hatten. In Zusammenarbeit mit ZyLAB habe ich ein Tool zur Nachrichtenrecherche entwickelt. ZyLAB hat die Textsuche durchgeführt, meine Aufgabe waren die Ausschnitte und Zusammenfassungen. Wir haben gemeinsam ein Paket mit dem Namen NewScan verkauft. Die Artikel haben wir mit einem Scanner eingescannt. Der Text konnte durchsucht werden und darauf bauten wir Suchanfragen auf. Bezogen auf Copyright war dies eine Grauzone. Weshalb ich manchmal Briefe von Verlagen erhielt. Mit PCM (Anmerkung: Perscombinatie/Meulenhoff - Monopol über die überregionalen Qualitätszeitungen in den Niederlanden) habe ich schließlich entsprechende Copyright-Vereinbarungen getroffen. Später hat ein Verlag das Geschäft aufgekauft. Ich bekam Anfragen von Kunden, ob ich Menschen kennen würde, die diese Art von Arbeit tun. Anfangs habe ich einige Namen weiter gegeben. Später hat mich ein Bekannter darauf hingewiesen, dass ich dafür auch Geld nehmen könnte. So habe ich mit Hatch angefangen, meinem Büro für Recruiting und Personalauswahl.

FUTURE

Für die Zukunft sehe ich, dass die erforderliche Rolle immer unklarer wird. Ein Diplom verliert an Bedeutung. Ein Pluspunkt für jemanden mit einem Diplom ist, dass der potenzielle Arbeitgeber in ihm Leidenschaft und intrinsische Motivation vermutet. Ein Absolvent einer Fachhochschule im Bereich Wirtschaft und Verwaltung zum Beispiel wird die Tätigkeit nach einiger Zeit nicht mehr so angenehm finden, zu einseitig und mit zu wenig Perspektiven. Seiteneinsteiger werden wichtiger. Es gibt immer mehr Studenten, die in Teilzeit studieren. Sie arbeiten bereits irgendwo und kommen dann mit dem Bereich der Informationen in Berührung. Das finden sie klasse und sie entdecken, dass sie gut darin sind. Wollen sie in dem Bereich weiter machen, beginnen sie eine Teilzeitausbildung. Diese Menschen bringen oft etwas anderes mit als der typische Information Professional. Das empfinde ich als Recruiter als sehr wertvoll.

Ich sehe auch, dass auf einmal Quellen zur Verfügung stehen, mit denen wir bis vor Kurzem noch nichts anfangen konnten. Es wird jetzt möglich, diese miteinander zu verbinden, neue Beziehungen herzustellen und Schlussfolgerungen zu ziehen. Das erfordert Kreativität.

In der Zukunft sehe ich Super-Spezialisierungen, d. h. es wird Spezialisten geben, die die Quellen in ihrem speziellen Fachgebiet kennen.

Und in Zukunft bekommt der Anwender die Quellen, die vom Informationsspezialisten validiert wurden. Der Informationsspezialist wird vor allem ein Regisseur und Architekt. Ich denke auch, dass diese Funktion „Informationsdirektor" oder so ähnlich heißen wird.


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